Đây là phần 7 sưu tập các câu phỏng vấn vị trí Thư ký. Nếu chưa đọc phần 6 thì các bạn có thể đọc tại đây: 100 câu phỏng vấn vị trí Thư ký part 6.
Sau đây là phần 7 các câu phỏng vấn vị trí Thư ký
| How do you handle stress and pressure in the workplace? | Làm thế nào bạn xử lý căng thẳng và áp lực tại nơi làm việc? |
| Can you discuss your experience with budget management or expense tracking? | Bạn có thể thảo luận về kinh nghiệm của mình trong quản lý ngân sách hoặc theo dõi chi phí không? |
| What steps do you take to ensure that meetings run smoothly and efficiently? | Bạn thực hiện những bước nào để đảm bảo các cuộc họp diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả? |
| How do you handle conflicting priorities from multiple supervisors or managers? | Làm thế nào bạn xử lý ưu tiên mâu thuẫn từ nhiều cấp trên hoặc quản lý khác nhau? |
| Can you provide an example of a time when you had to use your problem-solving skills to resolve an issue? | Bạn có thể cung cấp một ví dụ về một lần bạn phải sử dụng kỹ năng giải quyết vấn đề để giải quyết một vấn đề không? |
How do you handle stress and pressure in the workplace?
Sure, I’d be happy to answer that question!
Tôi rất vui khi trả lời câu hỏi này.
In my previous role as an administrative assistant, I encountered a situation where our office printer suddenly stopped working right before an important meeting where we needed to distribute handouts. Instead of panicking, I approached the problem systematically. First, I checked the printer for any visible issues like paper jams or error messages.
Trong vai trò trước đây của mình là một trợ lý hành chính, mình đã gặp một tình huống khi máy in văn phòng của chúng tôi đột ngột ngừng hoạt động ngay trước một cuộc họp quan trọng nơi chúng tôi cần phải phân phối các tài liệu. Thay vì hoảng loạn, mình đã tiếp cận vấn đề theo cách hệ thống. Đầu tiên, mình kiểm tra máy in để tìm hiểu xem có vấn đề nào rõ ràng như kẹt giấy hay thông báo lỗi không.
After identifying that there was no obvious physical problem, I restarted the printer and the computer connected to it to see if that would resolve the issue. When that didn’t work, I consulted the printer’s user manual and online troubleshooting guides to further diagnose the problem.
Sau khi xác định không có vấn đề vật lý rõ ràng nào, mình khởi động lại máy in và máy tính được kết nối với nó để xem liệu việc này có giải quyết được vấn đề hay không. Khi việc này không thành công, mình đã tra cứu hướng dẫn sử dụng của máy in và các hướng dẫn khắc phục sự cố trực tuyến để chẩn đoán vấn đề thêm.
Ultimately, I discovered that the printer’s driver needed to be updated. I downloaded the latest driver from the manufacturer’s website and installed it on the computer. After doing so, the printer started working again, and we were able to print the necessary handouts just in time for the meeting.
Cuối cùng, mình phát hiện ra rằng driver của máy in cần được cập nhật. Mình đã tải driver mới nhất từ trang web của nhà sản xuất và cài đặt nó trên máy tính. Sau khi làm như vậy, máy in đã hoạt động trở lại và chúng tôi đã có thể in ra các tài liệu cần thiết đúng lúc cho cuộc họp.
This experience taught me the importance of staying calm under pressure, being resourceful, and using available resources to solve problems efficiently. It also demonstrated my ability to quickly learn and adapt to new technologies and troubleshoot issues independently.
Kinh nghiệm này đã giúp mình nhận biết tầm quan trọng của việc giữ bình tĩnh dưới áp lực, linh hoạt và sử dụng các nguồn lực có sẵn để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả. Nó cũng minh chứng cho khả năng nhanh chóng học hỏi và thích nghi với công nghệ mới và khắc phục sự cố độc lập.
Can you discuss your experience with budget management or expense tracking?
Certainly! I have experience in budget management and expense tracking from my previous roles. In my most recent position as an administrative assistant, I was responsible for maintaining and updating the departmental budget spreadsheet. This involved tracking expenses, reconciling accounts, and identifying any discrepancies.
Tất nhiên! Tôi có kinh nghiệm trong quản lý ngân sách và theo dõi chi phí từ các vị trí trước đó của mình. Trong vị trí gần đây nhất làm trợ lý hành chính, tôi đã phụ trách việc duy trì và cập nhật bảng tính ngân sách của bộ phận. Điều này bao gồm việc theo dõi các chi phí, cân đối tài khoản và xác định bất kỳ sai biệt nào.
Additionally, I assisted in creating monthly budget reports for department heads, providing them with a comprehensive overview of their spending and highlighting areas where adjustments could be made to stay within budget constraints. I also have experience utilizing various software tools, such as Excel and QuickBooks, to streamline the budgeting process and ensure accuracy. Overall, my experience has equipped me with the necessary skills to effectively manage budgets and track expenses in a professional setting.
Ngoài ra, tôi đã hỗ trợ trong việc tạo báo cáo ngân sách hàng tháng cho các trưởng bộ phận, cung cấp cho họ cái nhìn tổng quan về các khoản chi tiêu của họ và nhấn mạnh các lĩnh vực nơi có thể điều chỉnh để duy trì trong các ràng buộc ngân sách. Tôi cũng có kinh nghiệm sử dụng các công cụ phần mềm khác nhau như Excel và QuickBooks để tối ưu hóa quy trình ngân sách hóa và đảm bảo tính chính xác. Tổng quát, kinh nghiệm của tôi đã trang bị tôi với những kỹ năng cần thiết để quản lý ngân sách và theo dõi chi phí một cách hiệu quả trong môi trường chuyên nghiệp.
What steps do you take to ensure that meetings run smoothly and efficiently?
To ensure meetings run smoothly and efficiently, I take several proactive steps:
Để đảm bảo cuộc họp diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả, tôi thực hiện một số bước tiến hành:
Preparation: I believe thorough preparation is key. This involves setting clear objectives for the meeting, developing an agenda, and sharing it with participants well in advance. Additionally, I ensure all necessary materials, documents, and presentations are ready beforehand.
Chuẩn bị: Tôi tin rằng việc chuẩn bị kỹ lưỡng là rất quan trọng. Điều này bao gồm việc đặt mục tiêu rõ ràng cho cuộc họp, phát triển chương trình làm việc và chia sẻ nó với các thành viên tham dự từ trước. Ngoài ra, tôi đảm bảo tất cả các tài liệu, văn bản và bài thuyết trình cần thiết đã sẵn sàng trước thời gian.
Time Management: I am vigilant about respecting everyone’s time. I start and end meetings punctually and adhere to the agenda to prevent discussions from veering off track. I also allocate specific time slots for each agenda item to maintain focus and momentum.
Quản lý thời gian: Tôi luôn chú ý đến việc tôn trọng thời gian của mọi người. Tôi bắt đầu và kết thúc cuộc họp đúng giờ và tuân thủ chương trình làm việc để ngăn chặn các cuộc trò chuyện lạc đề. Tôi cũng phân bổ các đoạn thời gian cụ thể cho từng mục trên chương trình làm việc để duy trì tập trung và đào tạo.
Facilitation Skills: As a secretary, I see myself as a facilitator. I encourage active participation from all attendees, making sure everyone has the opportunity to voice their opinions and contribute to the discussion. I also manage any conflicts or disruptions that may arise diplomatically, keeping the conversation constructive and on-topic.
Kỹ năng hướng dẫn: Là một thư ký, tôi xem mình như một người hỗ trợ. Tôi khuyến khích sự tham gia tích cực từ tất cả các thành viên tham dự, đảm bảo mọi người có cơ hội để bày tỏ ý kiến và đóng góp vào cuộc thảo luận. Tôi cũng quản lý mọi xung đột hoặc sự cố có thể xảy ra một cách khéo léo, giữ cho cuộc trò chuyện xây dựng và tập trung vào chủ đề.
Documentation: I take thorough meeting minutes to capture key decisions, action items, and follow-up tasks. These minutes are distributed promptly after the meeting to ensure everyone is clear on their responsibilities and deadlines.
Tài liệu: Tôi ghi chép cuộc họp một cách cẩn thận để ghi lại các quyết định quan trọng, các mục tiêu hành động và các nhiệm vụ theo dõi. Các biên bản này được phân phối ngay sau cuộc họp để đảm bảo mọi người hiểu rõ về trách nhiệm và thời hạn của mình.
Follow-up: I believe in the importance of follow-up to ensure accountability and progress. I send out reminders for upcoming deadlines, track action items, and provide support as needed to ensure tasks are completed in a timely manner.
Theo dõi: Tôi tin vào sự quan trọng của việc theo dõi để đảm bảo trách nhiệm và tiến triển. Tôi gửi nhắc nhở cho các hạn chót sắp tới, theo dõi các mục tiêu hành động và cung cấp hỗ trợ khi cần thiết để đảm bảo nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn.
By implementing these strategies, I aim to streamline the meeting process, maximize productivity, and ultimately contribute to the overall success of the team or organization.
Bằng cách thực hiện các chiến lược này, tôi nhằm mục tiêu tối ưu hóa quy trình họp, tăng cường năng suất và cuối cùng là đóng góp vào thành công tổng thể của nhóm hoặc tổ chức.
How do you handle conflicting priorities from multiple supervisors or managers?
When faced with conflicting priorities from multiple supervisors or managers, my approach is to first communicate openly and transparently with all parties involved. I believe in having clear lines of communication to ensure everyone’s expectations are understood.
Khi đối mặt với ưu tiên trái ngược từ nhiều giám đốc hoặc quản lý khác nhau, phương pháp của tôi là trước hết giao tiếp mở cửa và minh bạch với tất cả các bên liên quan. Tôi tin rằng việc duy trì các kênh giao tiếp rõ ràng giúp đảm bảo mọi người hiểu được mong muốn của nhau.
Next, I assess the urgency and importance of each task or project. I prioritize them based on deadlines, impact on the organization, and alignment with strategic objectives. This often involves discussing with each supervisor or manager to gain insight into their priorities and the reasons behind them.
Tiếp theo, tôi đánh giá sự cấp bách và quan trọng của mỗi nhiệm vụ hoặc dự án. Tôi ưu tiên chúng dựa trên thời hạn, ảnh hưởng đến tổ chức và sự phù hợp với các mục tiêu chiến lược. Điều này thường liên quan đến thảo luận với mỗi giám đốc hoặc quản lý để có cái nhìn sâu hơn về ưu tiên của họ và lý do đằng sau chúng.
If necessary, I negotiate and collaborate to find compromises or alternative solutions that satisfy everyone’s needs as much as possible. This may involve reallocating resources, adjusting timelines, or delegating tasks appropriately.
Nếu cần thiết, tôi đàm phán và hợp tác để tìm ra sự nhượng bộ hoặc các giải pháp thay thế thỏa đáng nhằm đáp ứng nhu cầu của tất cả mọi người một cách tốt nhất có thể. Điều này có thể liên quan đến việc phân bổ lại tài nguyên, điều chỉnh thời gian hoặc ủy quyền công việc một cách phù hợp.
Throughout the process, I remain organized and adaptable, regularly updating stakeholders on progress and any changes in priorities. I also maintain a proactive approach by anticipating potential conflicts and addressing them before they escalate.
Trong suốt quá trình, tôi luôn giữ cho mình có tổ chức và linh hoạt, cập nhật đều đặn các bên liên quan về tiến độ và bất kỳ thay đổi nào trong ưu tiên. Tôi cũng duy trì một cách tiếp cận chủ động bằng cách dự đoán các mâu thuẫn tiềm ẩn và giải quyết chúng trước khi leo thang.
Ultimately, my goal is to ensure that all tasks are completed efficiently and effectively, while maintaining positive relationships with all supervisors and managers involved.
Cuối cùng, mục tiêu của tôi là đảm bảo tất cả các nhiệm vụ được hoàn thành một cách hiệu quả, trong khi vẫn giữ quan hệ tích cực với tất cả các giám đốc và quản lý liên quan.
Can you provide an example of a time when you had to use your problem-solving skills to resolve an issue?
In the workplace, I handle stress and pressure by employing several strategies. Firstly, I prioritize tasks based on their urgency and importance, allowing me to focus on what needs immediate attention. I also break down larger tasks into smaller, more manageable ones to prevent feeling overwhelmed.
Trong môi trường làm việc, tôi xử lý căng thẳng và áp lực bằng một số chiến lược. Đầu tiên, tôi ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng của chúng, giúp tôi tập trung vào những điều cần chú ý ngay lập tức. Tôi cũng chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành những nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn để tránh cảm giác bị áp đặt.
Additionally, I maintain open communication with my colleagues and superiors, seeking support or clarification when needed. This helps me avoid misunderstandings and ensures that I stay on track with my responsibilities.
Hơn nữa, tôi duy trì sự giao tiếp mở cửa với đồng nghiệp và cấp trên của mình, tìm kiếm sự hỗ trợ hoặc làm rõ khi cần. Điều này giúp tôi tránh hiểu lầm và đảm bảo rằng tôi giữ được sự tập trung vào các trách nhiệm của mình.
Furthermore, I make sure to take regular breaks to recharge and reset my mind. Whether it’s a short walk outside or a brief moment of relaxation, these breaks help me maintain a healthy balance between work and personal well-being.
Hơn nữa, tôi đảm bảo thực hiện các cuộc nghỉ thường xuyên để nạp năng lượng và làm mới tinh thần. Cho dù là một cuộc đi bộ ngắn bên ngoài hoặc một khoảnh khắc thư giãn ngắn, những cuộc nghỉ này giúp tôi duy trì sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và sức khỏe cá nhân.
Lastly, I believe in the power of positive thinking and resilience. Instead of dwelling on challenges, I focus on finding solutions and learning from difficult situations. This mindset allows me to approach stressful circumstances with a sense of calm and determination, ultimately helping me perform at my best even under pressure.
Cuối cùng, tôi tin vào sức mạnh của tư duy tích cực và sự kiên nhẫn. Thay vì chú ý vào các thách thức, tôi tập trung vào việc tìm kiếm giải pháp và học hỏi từ những tình huống khó khăn. Tư duy này giúp tôi tiếp cận các tình huống căng thẳng với một tinh thần bình tĩnh và quyết tâm, cuối cùng giúp tôi thực hiện tốt nhất ngay cả dưới áp lực.
