Hợp đồng sự kiện từ thiện (Charity Event Agreement) là một văn bản pháp lý quan trọng giữa tổ chức hoặc cá nhân tổ chức sự kiện và bên tài trợ hoặc bên tham gia, nhằm quy định các điều khoản liên quan đến việc tổ chức một sự kiện có mục đích gây quỹ hoặc hỗ trợ cho các hoạt động từ thiện. Việc nắm vững từ vựng và ngữ pháp chuyên ngành khi soạn thảo hợp đồng này là yếu tố cần thiết để đảm bảo sự thành công của sự kiện, tránh các tranh chấp pháp lý và giúp các bên tham gia hiểu rõ quyền lợi, nghĩa vụ của mình.

Đọc lại bài viết cũ nhé: Từ Vựng và Ngữ Pháp Sponsorship Agreement.

Cấu Trúc Hợp Đồng Sự Kiện Từ Thiện

Một hợp đồng sự kiện từ thiện thường bao gồm các phần chính sau:

Tên gọi hợp đồng (Heading)

Tên gọi hợp đồng là phần đầu tiên của văn bản pháp lý, thể hiện rõ ràng mục đích của hợp đồng. Ví dụ: “Charity Event Agreement” (Hợp đồng sự kiện từ thiện).

Phần mở đầu (Preamble)

Phần này ghi rõ ngày tháng và thông tin của các bên tham gia hợp đồng. Phần mở đầu thường bắt đầu bằng cụm từ như: “This Charity Event Agreement” (Hợp đồng sự kiện từ thiện này).

Điều khoản chính (Main Terms)

Điều khoản chính bao gồm các điều khoản cụ thể về mục đích tổ chức sự kiện, quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia, ngân sách, lịch trình và các điều kiện liên quan đến sự kiện. Những điều khoản này cần được viết chi tiết và rõ ràng để tránh các tranh chấp sau này.

Từ Vựng Chuyên Ngành

Để hiểu và soạn thảo hợp đồng sự kiện từ thiện một cách chính xác, việc nắm vững các thuật ngữ chuyên ngành là rất quan trọng. Dưới đây là một số thuật ngữ phổ biến trong hợp đồng sự kiện từ thiện:

Thuật Ngữ	Dịch Nghĩa
Charity Event	Sự kiện từ thiện
Organizer	Người tổ chức
Sponsor	Nhà tài trợ
Fundraising	Gây quỹ
Donation	Quyên góp
Venue	Địa điểm
Budget	Ngân sách
Promotion	Quảng bá
Participants	Người tham gia
Acknowledgment	Thư cảm ơn
Terms and Conditions	Điều khoản và điều kiện

Charity Event (Sự kiện từ thiện)

Đây là một sự kiện được tổ chức với mục đích gây quỹ hoặc hỗ trợ cho các hoạt động từ thiện. Hợp đồng sự kiện từ thiện thường quy định các chi tiết về sự kiện này, bao gồm tên, mục đích, hình thức tổ chức và thời gian diễn ra.

Organizer (Người tổ chức)

Người tổ chức sự kiện là cá nhân hoặc tổ chức chịu trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện sự kiện từ thiện. Họ sẽ đảm nhiệm việc quản lý ngân sách, điều phối các hoạt động và đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ.

Sponsor (Nhà tài trợ)

Nhà tài trợ là tổ chức hoặc cá nhân cung cấp tài chính, hàng hóa, hoặc dịch vụ cho sự kiện từ thiện. Họ có thể nhận được quyền lợi quảng bá thương hiệu hoặc các lợi ích khác thông qua sự kiện.

Fundraising (Gây quỹ)

Gây quỹ là mục đích chính của sự kiện từ thiện, tức là thu thập tiền hoặc tài sản để phục vụ cho các hoạt động từ thiện.

Donation (Quyên góp)

Quyên góp là hành động đóng góp tiền hoặc hiện vật cho sự kiện từ thiện. Các khoản quyên góp này sẽ được sử dụng để hỗ trợ mục đích của tổ chức từ thiện.

Venue (Địa điểm)

Địa điểm là nơi diễn ra sự kiện từ thiện. Điều này có thể là một trung tâm hội nghị, khách sạn, hoặc bất kỳ không gian nào phù hợp với sự kiện.

Budget (Ngân sách)

Ngân sách là một phần quan trọng trong hợp đồng sự kiện từ thiện. Nó bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến việc tổ chức sự kiện, từ chi phí thuê địa điểm đến chi phí quảng bá và các khoản chi phí khác.

Promotion (Quảng bá)

Quảng bá sự kiện là hoạt động quảng cáo và tiếp thị sự kiện nhằm thu hút người tham gia và các nhà tài trợ. Quảng bá có thể bao gồm việc sử dụng các kênh truyền thông xã hội, báo chí, và các chiến dịch marketing khác.

Participants (Người tham gia)

Người tham gia là những cá nhân hoặc tổ chức tham gia vào sự kiện từ thiện, có thể là khách mời, nhà tài trợ, hoặc các tình nguyện viên.

Acknowledgment (Thư cảm ơn)

Thư cảm ơn là một phần quan trọng trong hợp đồng, trong đó tổ chức từ thiện sẽ gửi lời cảm ơn đến các nhà tài trợ, tình nguyện viên và những người đã đóng góp vào sự kiện.

Terms and Conditions (Điều khoản và điều kiện)

Điều khoản và điều kiện là các điều khoản cụ thể quy định quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng. Các điều khoản này giúp tránh sự hiểu lầm và tranh chấp trong quá trình tổ chức sự kiện.

Ngữ Pháp Cần Lưu Ý

Ngữ pháp trong hợp đồng sự kiện từ thiện có cấu trúc phức tạp, và việc sử dụng đúng các cấu trúc ngữ pháp là rất quan trọng để đảm bảo sự chính xác và rõ ràng của hợp đồng. Dưới đây là một số điểm cần lưu ý:

Câu bị động

Trong hợp đồng, câu bị động thường được sử dụng để thể hiện tính chính thức và khách quan. Ví dụ: “The event shall be organized” (Sự kiện sẽ được tổ chức). Câu bị động giúp làm rõ các hành động không chỉ mang tính cá nhân mà còn đảm bảo rằng công việc được thực hiện theo đúng quy trình.

Giới từ

Giới từ trong hợp đồng sự kiện từ thiện thường được sử dụng để kết nối các điều khoản và làm rõ trách nhiệm của các bên. Ví dụ, “in accordance with” (theo đúng quy định), “subject to” (tuân theo), và “in consideration of” (xét đến).

• Ví dụ: “The event organizer shall comply with all local regulations in accordance with the law” (Người tổ chức sự kiện phải tuân thủ tất cả các quy định địa phương theo đúng pháp luật).

Điều khoản

Các điều khoản trong hợp đồng cần được viết rõ ràng và cụ thể để tránh hiểu lầm. Điều này đặc biệt quan trọng khi mô tả các nghĩa vụ, quyền lợi, và các điều kiện liên quan đến việc tổ chức sự kiện.

• Ví dụ: “The organizer agrees to provide all necessary resources for the successful execution of the charity event” (Người tổ chức đồng ý cung cấp tất cả tài nguyên cần thiết để thực hiện thành công sự kiện từ thiện).

Các cấu trúc ngữ pháp cần lưu ý

• “Shall” là từ chỉ nghĩa vụ bắt buộc, thường được sử dụng để thể hiện các điều khoản yêu cầu. Ví dụ: “The event organizer shall provide a detailed budget for the event” (Người tổ chức sự kiện phải cung cấp ngân sách chi tiết cho sự kiện).
• “May” diễn tả quyền lợi mà các bên có thể thực hiện nếu họ muốn. Ví dụ: “The charity organization may choose the marketing materials for the event” (Tổ chức từ thiện có thể chọn các tài liệu tiếp thị cho sự kiện).

Việc nắm vững từ vựng và ngữ pháp trong hợp đồng sự kiện từ thiện là rất quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và không gặp phải các tranh chấp không đáng có. Sự chính xác trong ngôn ngữ sẽ giúp các bên tham gia hiểu rõ quyền lợi và nghĩa vụ của mình, đồng thời giúp tổ chức sự kiện một cách minh bạch và hiệu quả.

Các tổ chức từ thiện, nhà tài trợ và người tổ chức sự kiện cần đảm bảo rằng mọi điều khoản trong hợp đồng được viết rõ ràng, chính xác và dễ hiểu. Ngoài ra, để đảm bảo tính pháp lý và tính hiệu quả của hợp đồng, các bên nên tham khảo ý kiến luật sư khi cần thiết, đặc biệt là đối với các hợp đồng có giá trị lớn hoặc các điều khoản phức tạp.