Trong môi trường làm việc quốc tế hay các tình huống giao tiếp hằng ngày, việc thay đổi lịch trình hoặc sự kiện là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, để thông báo thay đổi một cách lịch sự, rõ ràng và chuyên nghiệp bằng tiếng Anh, bạn cần nắm vững những cấu trúc câu, từ vựng, và cách diễn đạt phù hợp.
Việc sử dụng tiếng Anh chính xác và hiệu quả trong các tình huống này không chỉ giúp bạn giữ được thiện cảm với đối phương mà còn thể hiện kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn làm chủ chủ điểm quan trọng này thông qua lý thuyết dễ hiểu, 100 ví dụ minh họa kèm phiên dịch và 50 bài tập trắc nghiệm thực hành.
Đọc thêm: Cách hướng dẫn khách khi có thời tiết xấu bằng tiếng Anh.
Cách thông báo thay đổi lịch trình hoặc sự kiện bằng tiếng Anh
1. Cấu trúc câu thường dùng để thông báo thay đổi
a. Dùng để mở đầu thông báo:
- We would like to inform you that… (Chúng tôi muốn thông báo với bạn rằng…)
- Please be informed that… (Xin lưu ý rằng…)
- This is to notify you that… (Chúng tôi xin thông báo rằng…)
- We regret to inform you that… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng…)
b. Cụm từ thể hiện thay đổi:
- There has been a change in… (Đã có sự thay đổi trong…)
- The schedule has been modified. (Lịch trình đã được chỉnh sửa.)
- The event has been rescheduled. (Sự kiện đã được dời lại.)
- The meeting has been postponed. (Cuộc họp đã bị hoãn.)
- The session has been canceled. (Buổi học đã bị hủy.)
c. Cách diễn đạt ngày giờ mới:
- The new date is… (Ngày mới là…)
- It will now take place on… (Nó sẽ diễn ra vào…)
- The revised time is… (Giờ chỉnh sửa là…)
- The updated schedule is as follows… (Lịch trình cập nhật như sau…)
d. Thêm lời xin lỗi/lịch sự:
- We apologize for any inconvenience. (Chúng tôi xin lỗi vì sự bất tiện.)
- Thank you for your understanding. (Cảm ơn vì sự thông cảm của bạn.)
- We appreciate your flexibility. (Chúng tôi trân trọng sự linh hoạt của bạn.)
1. Tại sao cần biết cách thông báo thay đổi bằng tiếng Anh?
Trong môi trường quốc tế, thay đổi kế hoạch là điều thường gặp. Việc thông báo chính xác và chuyên nghiệp bằng tiếng Anh giúp bạn thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp. Nó cũng giúp người nhận nắm bắt kịp thời các thông tin cần thiết.
2. Cấu trúc cơ bản khi thông báo thay đổi bằng tiếng Anh
Thông báo thay đổi nên có ba phần:
- Lời mở đầu: Giới thiệu sự thay đổi.
- Nội dung chi tiết: Cung cấp thông tin mới.
- Lời xin lỗi hoặc cảm ơn: Thể hiện sự lịch sự.
Ví dụ:
“We regret to inform you that the meeting scheduled for Monday has been postponed to Wednesday.”
3. Các mẫu câu phổ biến dùng trong tiếng Anh
3.1. Thông báo hoãn lịch
- “The event has been rescheduled to…”
- “Due to unforeseen circumstances, we have to postpone…”
Ví dụ:
“Due to unforeseen circumstances, we have to postpone the seminar to next Friday.”
3.2. Thông báo thay đổi địa điểm
- “Please note that the venue has been changed to…”
- “The meeting will now take place at…”
Ví dụ:
“The meeting will now take place at Room 305, instead of Room 101.”
3.3. Thông báo hủy sự kiện
- “We regret to announce that the event has been cancelled.”
- “Unfortunately, we must cancel…”
Ví dụ:
“We regret to announce that the concert has been cancelled due to bad weather.”
4. Những lưu ý quan trọng khi viết thông báo bằng tiếng Anh
- Giữ ngôn từ lịch sự, chuyên nghiệp.
- Cung cấp đầy đủ thông tin mới: Thời gian, địa điểm, nguyên nhân.
- Đưa ra hướng dẫn hoặc giải pháp: Nếu có thể, hãy gợi ý bước tiếp theo cho người nhận.
- Kiểm tra lỗi ngữ pháp và chính tả: Một email sai lỗi sẽ làm giảm sự chuyên nghiệp của bạn.
5. Một số mẫu email thông báo thay đổi bằng tiếng Anh
5.1. Mẫu email hoãn cuộc họp
Subject: Change of Meeting Schedule
Dear [Recipient’s Name],
I hope this message finds you well.
I am writing to inform you that our meeting scheduled for [Date] has been rescheduled to [New Date] due to [Reason].
We apologize for any inconvenience caused and appreciate your understanding.
Best regards,
[Your Name]
5.2. Mẫu email thay đổi địa điểm sự kiện
Subject: Change of Venue for the Event
Dear Participants,
Please be informed that the venue for [Event Name] has been changed to [New Venue].
We apologize for the short notice and look forward to seeing you at the new location.
Kind regards,
[Organizer’s Name]
5.3. Mẫu email hủy sự kiện
Subject: Cancellation of Event
Dear Attendees,
We regret to inform you that [Event Name], scheduled for [Date], has been cancelled due to [Reason].
We sincerely apologize for any inconvenience this may cause.
Thank you for your understanding and support.
Sincerely,
[Event Organizer’s Name]
6. Những lỗi thường gặp khi thông báo thay đổi bằng tiếng Anh
- Thiếu thông tin quan trọng: Thời gian mới, địa điểm mới, lý do thay đổi.
- Sử dụng ngôn từ không phù hợp: Câu quá dài dòng hoặc không đủ lịch sự.
- Không thông báo sớm: Gây khó khăn cho người tham dự trong việc điều chỉnh kế hoạch.
- Không kiểm tra lại nội dung: Dễ gây hiểu nhầm hoặc nhầm lẫn.
7. Tips cải thiện kỹ năng viết thông báo thay đổi bằng tiếng Anh
- Sử dụng mẫu sẵn: Ban đầu, hãy tham khảo các mẫu câu trong bài.
- Luyện tập viết ngắn gọn, mạch lạc: Mỗi email chỉ nên dài khoảng 5-7 câu.
- Đọc lại trước khi gửi: Tối thiểu hai lần để phát hiện lỗi.
- **Học thêm từ vựng liên quan đến thời gian, địa điểm, sự kiện bằng tiếng Anh.
Khi làm việc trong môi trường quốc tế, biết cách thông báo thay đổi lịch trình hoặc sự kiện bằng tiếng Anh là kỹ năng không thể thiếu. Qua những mẫu câu và lưu ý trong bài viết, bạn hoàn toàn có thể tự tin gửi email hoặc tin nhắn chuyên nghiệp. Hãy ghi nhớ: rõ ràng – lịch sự – chính xác chính là ba yếu tố quan trọng nhất khi sử dụng tiếng Anh trong các tình huống này.
