Giao tiếp với nhà cung cấp là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là khi làm việc với đối tác quốc tế. Việc sử dụng tiếng Anh chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác, tránh những hiểu lầm không đáng có. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá những cụm từ quan trọng và chiến lược giao tiếp hiệu quả để làm việc với nhà cung cấp bằng tiếng Anh.
Đọc lại bài viết cũ: Tiếng Anh để giải quyết tranh chấp nội bộ.
Cách Giao Tiếp Hiệu Quả Với Nhà Cung Cấp Bằng Tiếng Anh
1. Những Cụm Từ Giao Tiếp Quan Trọng
Yêu Cầu Báo Giá
Khi làm việc với nhà cung cấp, bước đầu tiên thường là yêu cầu báo giá chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ.
- “Can you provide us with a detailed quote for the materials?”
(Bạn có thể cung cấp cho chúng tôi một báo giá chi tiết cho nguyên liệu không?) - “Could you send us a price list for bulk orders?”
(Bạn có thể gửi cho chúng tôi bảng giá cho các đơn hàng số lượng lớn không?) - “Do you offer any discounts for long-term partnerships?”
(Bạn có cung cấp bất kỳ chiết khấu nào cho quan hệ hợp tác lâu dài không?)
Thảo Luận Về Giao Hàng
Đảm bảo hàng hóa được giao đúng hạn là điều rất quan trọng trong kinh doanh. Dưới đây là một số câu hỏi để trao đổi về lịch trình giao hàng:
- “We need to discuss the delivery timeline. Can you confirm the expected arrival date?”
(Chúng tôi cần thảo luận về thời gian giao hàng. Bạn có thể xác nhận ngày đến dự kiến không?) - “What are the shipping options available for international orders?”
(Những lựa chọn vận chuyển nào có sẵn cho các đơn hàng quốc tế?) - “Is there a way to expedite the shipping process?”
(Có cách nào để đẩy nhanh quá trình giao hàng không?)
Kiểm Soát Chất Lượng
Chất lượng sản phẩm là yếu tố quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Dưới đây là cách hỏi về quy trình kiểm soát chất lượng của nhà cung cấp:
- “How do you handle quality control for your products?”
(Bạn xử lý kiểm soát chất lượng cho sản phẩm của mình như thế nào?) - “Do you have any quality certifications for your products?”
(Bạn có bất kỳ chứng nhận chất lượng nào cho sản phẩm của mình không?) - “Can we request product samples before placing a bulk order?”
(Chúng tôi có thể yêu cầu mẫu sản phẩm trước khi đặt hàng số lượng lớn không?)
Xử Lý Các Vấn Đề Phát Sinh
Trong quá trình hợp tác, có thể phát sinh các vấn đề liên quan đến đơn hàng hoặc chất lượng sản phẩm. Việc giao tiếp chuyên nghiệp sẽ giúp giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng:
- “We appreciate your prompt response. Please let us know if there are any changes in the order.”
(Chúng tôi đánh giá cao sự phản hồi nhanh chóng của bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết nếu có bất kỳ thay đổi nào trong đơn đặt hàng.) - “We received the shipment, but some items are damaged. How can we proceed with replacements?”
(Chúng tôi đã nhận được lô hàng, nhưng một số mặt hàng bị hư hỏng. Chúng tôi có thể tiến hành đổi trả như thế nào?) - “There seems to be a discrepancy in the invoice. Can you help us clarify this?”
(Có vẻ có sự sai lệch trong hóa đơn. Bạn có thể giúp chúng tôi làm rõ không?)
2. Chiến Lược Giao Tiếp Hiệu Quả
Ngoài việc sử dụng các cụm từ phù hợp, bạn cũng cần áp dụng những chiến lược giao tiếp chuyên nghiệp để duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp.
2.1. Thiết Lập Kỳ Vọng Rõ Ràng
Việc thiết lập kỳ vọng rõ ràng ngay từ đầu giúp hai bên hiểu nhau và tránh những hiểu lầm không cần thiết.
- “We expect all shipments to be delivered within 7 working days.”
(Chúng tôi mong đợi tất cả các lô hàng được giao trong vòng 7 ngày làm việc.) - “Please ensure that all products meet our specifications before shipping.”
(Vui lòng đảm bảo rằng tất cả các sản phẩm đáp ứng đúng yêu cầu của chúng tôi trước khi giao hàng.)
2.2. Tổ Chức Các Cuộc Họp Định Kỳ
Duy trì liên lạc thường xuyên giúp cập nhật tiến độ và kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh.
- “Let’s schedule a monthly call to review progress and discuss any issues.”
(Hãy lên lịch một cuộc gọi hàng tháng để xem xét tiến độ và thảo luận về bất kỳ vấn đề nào.) - “Would you be available for a video call next week to discuss upcoming orders?”
(Bạn có thể tham gia một cuộc gọi video vào tuần tới để thảo luận về các đơn hàng sắp tới không?)
2.3. Cung Cấp Phản Hồi Xây Dựng
Phản hồi mang tính xây dựng giúp cải thiện chất lượng dịch vụ mà không làm ảnh hưởng đến mối quan hệ hợp tác.
- “Your service has been excellent, but we noticed a slight delay in the last shipment. Can you help us improve this?”
(Dịch vụ của bạn đã rất tốt, nhưng chúng tôi nhận thấy có một chút chậm trễ trong lô hàng cuối cùng. Bạn có thể giúp chúng tôi cải thiện điều này không?) - “We appreciate your support. However, we need better packaging to prevent damages.”
(Chúng tôi đánh giá cao sự hỗ trợ của bạn. Tuy nhiên, chúng tôi cần bao bì tốt hơn để tránh hư hỏng.)
2.4. Xây Dựng Mối Quan Hệ Lâu Dài
Mối quan hệ tốt với nhà cung cấp có thể mang lại nhiều lợi ích như giá tốt hơn, ưu tiên giao hàng, và dịch vụ khách hàng tốt hơn.
- “We value our partnership and look forward to continuing our collaboration.”
(Chúng tôi đánh giá cao quan hệ đối tác của chúng tôi và mong đợi tiếp tục hợp tác.) - “We appreciate your dedication and hope to work with you for many years to come.”
(Chúng tôi đánh giá cao sự tận tâm của bạn và hy vọng sẽ hợp tác trong nhiều năm tới.)
Từ Vựng Tiếng Anh Kinh Doanh Cần Biết Khi Giao Tiếp Với Nhà Cung Cấp
1. Những Từ Vựng Quan Trọng Khi Làm Việc Với Nhà Cung Cấp
1.1. Invoice – Hóa đơn
👉 Định nghĩa: Một tài liệu thể hiện chi tiết sản phẩm/dịch vụ được mua và chi phí tương ứng.
📌 Ví dụ:
- “Please send us the invoice for the last order.” (Vui lòng gửi cho chúng tôi hóa đơn cho đơn hàng gần nhất).
- “We will process the payment once we receive the invoice.” (Chúng tôi sẽ xử lý thanh toán sau khi nhận được hóa đơn).
1.2. Negotiate – Đàm phán
👉 Định nghĩa: Cố gắng đạt được một thỏa thuận công bằng giữa người mua và người bán về điều khoản và giá cả.
📌 Ví dụ:
- “We need to negotiate the price before signing the contract.” (Chúng tôi cần đàm phán giá cả trước khi ký hợp đồng).
- “Can we negotiate better payment terms?” (Chúng ta có thể đàm phán điều khoản thanh toán tốt hơn không?).
1.3. Quote – Báo giá
👉 Định nghĩa: Một ước tính về giá của sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp bởi nhà cung cấp.
📌 Ví dụ:
- “Can you provide us with a detailed quote for the materials?” (Bạn có thể cung cấp cho chúng tôi một báo giá chi tiết cho nguyên liệu không?).
- “Before placing an order, we always request a quote from multiple suppliers.” (Trước khi đặt hàng, chúng tôi luôn yêu cầu báo giá từ nhiều nhà cung cấp).
1.4. Refund – Hoàn tiền
👉 Định nghĩa: Số tiền doanh nghiệp hoàn lại cho khách hàng khi trả hàng hoặc hủy dịch vụ.
📌 Ví dụ:
- “If the goods are defective, we will request a refund.” (Nếu hàng hóa bị lỗi, chúng tôi sẽ yêu cầu hoàn tiền).
- “What is your refund policy?” (Chính sách hoàn tiền của bạn là gì?).
1.5. Supplier – Nhà cung cấp
👉 Định nghĩa: Cá nhân hoặc công ty cung cấp nguyên vật liệu hoặc hàng hóa.
📌 Ví dụ:
- “We are looking for a reliable supplier for raw materials.” (Chúng tôi đang tìm một nhà cung cấp đáng tin cậy cho nguyên liệu thô).
- “The supplier confirmed that the order will arrive next week.” (Nhà cung cấp đã xác nhận rằng đơn hàng sẽ đến vào tuần tới).
1.6. Delivery – Giao hàng
👉 Định nghĩa: Quá trình vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến khách hàng.
📌 Ví dụ:
- “What is the estimated delivery time?” (Thời gian giao hàng dự kiến là bao lâu?).
- “There was a delay in the delivery due to customs issues.” (Có sự chậm trễ trong giao hàng do vấn đề hải quan).
1.7. Payment Terms – Điều khoản thanh toán
👉 Định nghĩa: Các điều kiện thanh toán, chẳng hạn như thanh toán theo kỳ hạn hoặc trả góp.
📌 Ví dụ:
- “We need to negotiate the payment terms to align with our budget.” (Chúng tôi cần đàm phán điều khoản thanh toán để phù hợp với ngân sách của chúng tôi).
- “The supplier agreed to a 60-day payment term.” (Nhà cung cấp đã đồng ý với điều khoản thanh toán 60 ngày).
1.8. Compromise – Thỏa hiệp
👉 Định nghĩa: Điều chỉnh các điều khoản để tìm ra giải pháp đôi bên cùng có lợi.
📌 Ví dụ:
- “We are willing to compromise on the price if the quality is guaranteed.” (Chúng tôi sẵn sàng thỏa hiệp về giá nếu chất lượng được đảm bảo).
- “Both parties made some compromises to finalize the deal.” (Cả hai bên đều đưa ra một số thỏa hiệp để chốt thỏa thuận).
1.9. Concession – Nhượng bộ
👉 Định nghĩa: Một điều khoản hoặc lợi ích được cung cấp như một phần của thỏa thuận.
📌 Ví dụ:
- “We offered some concessions to secure a long-term contract.” (Chúng tôi đã đưa ra một số nhượng bộ để đạt được hợp đồng dài hạn).
- “What concessions can you offer on bulk orders?” (Bạn có thể đưa ra những nhượng bộ nào cho các đơn hàng số lượng lớn?).
1.10. Leverage – Đòn bẩy
👉 Định nghĩa: Một yếu tố giúp một bên có lợi thế hơn trong đàm phán.
📌 Ví dụ:
- “We have leverage because we are a long-term customer.” (Chúng tôi có đòn bẩy vì chúng tôi là khách hàng lâu năm).
- “Using market data can give us leverage in negotiations.” (Sử dụng dữ liệu thị trường có thể giúp chúng tôi có lợi thế trong đàm phán).
2. Ví Dụ Giao Tiếp Thực Tế Với Nhà Cung Cấp
Dưới đây là một số câu giao tiếp mẫu sử dụng các từ vựng trên:
💬 Hỏi báo giá:
👉 “Can you provide us with a detailed quote for the materials?”
(Bạn có thể cung cấp cho chúng tôi một báo giá chi tiết cho nguyên liệu không?)
💬 Đàm phán điều khoản thanh toán:
👉 “We need to negotiate the payment terms to ensure they align with our budget.”
(Chúng tôi cần đàm phán các điều khoản thanh toán để đảm bảo chúng phù hợp với ngân sách của chúng tôi).
💬 Xác nhận giao hàng:
👉 “Can you confirm the estimated delivery date?”
(Bạn có thể xác nhận ngày giao hàng dự kiến không?)
💬 Xử lý vấn đề giao hàng:
👉 “If there’s an issue with delivery, we may need to request a refund.”
(Nếu có vấn đề với việc giao hàng, chúng tôi có thể cần yêu cầu hoàn tiền).
💬 Thỏa hiệp trong đàm phán:
👉 “We are open to making some compromises if it benefits both parties.”
(Chúng tôi sẵn sàng thỏa hiệp nếu điều đó có lợi cho cả hai bên).
Từ Vựng Kinh Doanh Tiếng Anh Cần Biết Khi Thảo Luận Về Giá Cả
1. MSRP (Manufacturer’s Suggested Retail Price) – Giá Bán Lẻ Đề Xuất
MSRP là giá mà nhà sản xuất khuyến nghị bán ra cho người tiêu dùng cuối cùng. Giá này thường được niêm yết chính thức trên bao bì hoặc trang web của thương hiệu.
🔹 Ví dụ:
- “The MSRP is $29.99.” (Giá bán lẻ đề xuất là 29.99 USD.)
- “Many retailers sell below the MSRP to attract more customers.” (Nhiều nhà bán lẻ bán dưới mức giá đề xuất để thu hút nhiều khách hàng hơn.)
2. Sticker Price – Giá Niêm Yết
Sticker Price là giá hiển thị trên nhãn dán của sản phẩm, thường thấy trên xe hơi, đồ điện tử hoặc các mặt hàng đắt tiền khác. Đây không phải là giá cố định, mà có thể thương lượng được.
🔹 Ví dụ:
- “Everything is on sale for 20% off the sticker price.” (Tất cả đều được giảm giá 20% so với giá trên nhãn.)
- “Never accept the sticker price at a car dealership; always negotiate!” (Đừng bao giờ chấp nhận giá niêm yết khi mua xe; hãy thương lượng!)
3. Asking Price – Giá Yêu Cầu
Asking Price là mức giá mà người bán mong muốn bán sản phẩm hoặc dịch vụ của họ. Đây cũng thường là giá khởi điểm khi thương lượng.
🔹 Ví dụ:
- “If the asking price is too high, make me an offer.” (Nếu giá yêu cầu quá cao, hãy đưa ra một đề nghị cho tôi.)
- “The seller’s asking price for the house is $300,000, but I think we can negotiate it down.” (Giá yêu cầu của người bán cho ngôi nhà là 300.000 USD, nhưng tôi nghĩ chúng ta có thể thương lượng xuống.)
4. Haggle – Mặc Cả, Trả Giá
Haggle có nghĩa là thương lượng để có mức giá tốt hơn. Kỹ năng này rất quan trọng khi mua hàng ở chợ, cửa hàng nhỏ hoặc thậm chí trong các hợp đồng kinh doanh lớn.
🔹 Ví dụ:
- “My uncle is great at haggling, so he never pays full price.” (Chú của tôi rất giỏi trong việc đàm phán giá, vì vậy anh ấy không bao giờ trả giá đầy đủ.)
- “If you go to the market, be ready to haggle!” (Nếu bạn đi chợ, hãy sẵn sàng để mặc cả!)
5. Fair/Reasonable Price – Giá Hợp Lý
Fair price hay reasonable price là mức giá mà cả người mua và người bán đều thấy công bằng, không quá cao hoặc quá thấp.
🔹 Ví dụ:
- “These prices are pretty reasonable for what you get.” (Những giá này khá hợp lý cho những gì bạn nhận được.)
- “We are looking for a fair price that benefits both parties.” (Chúng tôi đang tìm kiếm một mức giá hợp lý có lợi cho cả hai bên.)
6. Bargain – Món Hời
Một bargain là khi bạn mua được một sản phẩm với giá thấp hơn giá trị thực tế của nó. Đây là thuật ngữ thường được dùng khi săn hàng giảm giá.
🔹 Ví dụ:
- “This TV was a real bargain; I got it for much cheaper than the list price.” (TV này là một món hời thực sự; tôi mua nó với giá rẻ hơn nhiều so với giá niêm yết.)
- “I found a bargain on Black Friday!” (Tôi tìm được một món hời vào ngày Black Friday!)
7. Discount – Giảm Giá
Discount là khoản giảm giá so với giá niêm yết hoặc giá đề xuất, có thể dưới dạng phần trăm hoặc số tiền cụ thể.
🔹 Ví dụ:
- “It’s 20% off.” (Giảm giá 20%.)
- “If you buy in bulk, we can offer you a bigger discount.” (Nếu bạn mua số lượng lớn, chúng tôi có thể giảm giá nhiều hơn.)
8. Pricey/Steep – Giá Cao
Nếu một sản phẩm hoặc dịch vụ pricey hoặc steep, nghĩa là giá của nó khá đắt so với giá trị hoặc khả năng tài chính của người mua.
🔹 Ví dụ:
- “That’s a bit pricey.” (Đó là một chút đắt.)
- “Their rent is quite steep compared to other apartments in the area.” (Tiền thuê nhà của họ khá cao so với các căn hộ khác trong khu vực.)
9. Cost a Fortune/An Arm and a Leg – Giá Rất Cao
Những cụm từ này mang ý nghĩa rằng một món đồ hoặc dịch vụ có giá cực kỳ đắt, đến mức “tổn thương” tài chính.
🔹 Ví dụ:
- “It cost a fortune.” (Nó tốn một khoản tiền lớn.)
- “Buying a new car nowadays costs an arm and a leg!” (Mua một chiếc ô tô mới ngày nay tốn cả gia tài!)
10. Dirt Cheap – Giá Cực Rẻ
Ngược lại với các thuật ngữ trên, dirt cheap có nghĩa là giá rẻ đến mức đáng kinh ngạc.
🔹 Ví dụ:
- “This lunch is dirt cheap.” (Bữa trưa này rất rẻ.)
- “I found an online course for dirt cheap, and it’s actually really good.” (Tôi tìm được một khóa học online với giá cực rẻ, và nó thực sự rất tốt.)
Việc giao tiếp hiệu quả với nhà cung cấp bằng tiếng Anh không chỉ giúp bạn duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp mà còn đảm bảo quá trình hợp tác diễn ra suôn sẻ. Sử dụng các cụm từ phù hợp và áp dụng những chiến lược giao tiếp thông minh sẽ giúp bạn đàm phán hiệu quả, kiểm soát chất lượng sản phẩm và đảm bảo hàng hóa được giao đúng hạn. Hãy áp dụng những gợi ý trên để xây dựng mối quan hệ lâu dài và thành công trong kinh doanh!
