Trong môi trường kinh doanh quốc tế, việc giao tiếp với khách hàng bằng tiếng Anh là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có thể đáp ứng tất cả các yêu cầu của khách hàng. Khi đó, việc từ chối một cách lịch sự và chuyên nghiệp là rất quan trọng để duy trì mối quan hệ tốt đẹp.
Dưới đây là những mẫu câu hữu ích giúp bạn từ chối yêu cầu không hợp lý của khách hàng bằng tiếng Anh một cách khéo léo và hiệu quả.
Đọc lại bài viết cũ: Tiếng Anh để yêu cầu khách giữ trật tự.
Cách từ chối yêu cầu không hợp lý của khách bằng tiếng Anh
1. Cách từ chối lịch sự
Khi từ chối một yêu cầu, điều quan trọng là sử dụng giọng điệu thân thiện, tránh làm khách hàng cảm thấy bị bác bỏ thẳng thừng. Những mẫu câu sau đây giúp bạn thể hiện sự trân trọng đối với khách hàng, dù không thể đáp ứng yêu cầu của họ:
- “I appreciate your request, but unfortunately, that isn’t possible.”
(Tôi rất trân trọng yêu cầu của bạn, nhưng thật không may, điều đó không khả thi.) - “Thank you for your suggestion, but we have policies in place that prevent us from doing that.”
(Cảm ơn bạn đã gợi ý, nhưng chúng tôi có các chính sách ngăn cản chúng tôi thực hiện điều đó.) - “I understand your perspective, but I’m afraid we cannot accommodate that request.”
(Tôi hiểu quan điểm của bạn, nhưng tôi e rằng chúng tôi không thể đáp ứng yêu cầu đó.) - “I’m sorry, but that option is not available at this time.”
(Tôi xin lỗi, nhưng tùy chọn đó không có sẵn vào lúc này.) - “Thank you for your offer, but I’m afraid I can’t accept it.”
(Cảm ơn bạn đã đề nghị, nhưng tôi e là tôi không thể chấp nhận.) - “I really appreciate your invitation, but I have prior commitments.”
(Tôi rất cảm kích lời mời của bạn, nhưng tôi đã có cam kết trước.) - “I’m grateful for the opportunity, but I have to decline.”
(Tôi rất biết ơn về cơ hội này, nhưng tôi phải từ chối.) - “That’s very kind of you, but I won’t be able to participate.”
- “I appreciate your request, but unfortunately, I can’t accommodate that.”
(Tôi rất trân trọng yêu cầu của bạn, nhưng thật không may, tôi không thể đáp ứng điều đó.) - “Thank you for your suggestion, but it’s not feasible for us at this time.”
(Cảm ơn bạn đã gợi ý, nhưng điều đó không khả thi với chúng tôi vào lúc này.) - “I’m afraid I can’t assist with that request due to our current policies.”
(Tôi e rằng tôi không thể hỗ trợ yêu cầu đó do các chính sách hiện tại của chúng tôi.) - “While I understand your perspective, we are unable to fulfill that request.”
(Mặc dù tôi hiểu quan điểm của bạn, nhưng chúng tôi không thể thực hiện yêu cầu đó.)
(Bạn thật tốt bụng, nhưng tôi sẽ không thể tham gia.)
Những câu này giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp, lịch sự nhưng vẫn giữ vững lập trường của công ty.
2. Cách giải thích lý do một cách rõ ràng
Khi từ chối yêu cầu của khách hàng, việc cung cấp một lý do hợp lý là cần thiết để tránh gây hiểu lầm hoặc làm mất lòng họ.
- “Unfortunately, our current policies do not allow for that.”
(Thật không may, các chính sách hiện tại của chúng tôi không cho phép điều đó.) - “Due to company guidelines, we are unable to fulfill that request.”
(Do hướng dẫn của công ty, chúng tôi không thể thực hiện yêu cầu đó.) - “I wish I could help with that, but it goes against our protocols.”
(Tôi ước gì tôi có thể giúp với điều đó, nhưng nó trái với quy trình của chúng tôi.) - “That is beyond the scope of what we can offer at the moment.”
(Điều đó vượt quá phạm vi mà chúng tôi có thể cung cấp vào lúc này.) - “I would love to help, but I’m currently overwhelmed with other responsibilities.”
(Tôi rất muốn giúp đỡ, nhưng hiện tại tôi đang quá tải với các trách nhiệm khác.) - “I appreciate you thinking of me, but I need to focus on my current tasks.”
(Tôi cảm kích bạn đã nghĩ đến tôi, nhưng tôi cần tập trung vào các công việc hiện tại.) - “I’m sorry, but I can’t accommodate that request right now.”
(Tôi xin lỗi, nhưng tôi không thể đáp ứng yêu cầu đó ngay bây giờ.) - “I understand your needs, but unfortunately, that isn’t possible for me.”
(Tôi hiểu nhu cầu của bạn, nhưng thật không may, điều đó không khả thi với tôi.) - “Unfortunately, we have limitations that prevent us from doing that.”
(Thật không may, chúng tôi có những hạn chế ngăn cản chúng tôi thực hiện điều đó.) - “I regret to inform you that we cannot comply with your request at this time.”
(Tôi rất tiếc phải thông báo rằng chúng tôi không thể đáp ứng yêu cầu của bạn vào thời điểm này.) - “I wish I could help, but this goes against our company policy.”
(Tôi ước gì tôi có thể giúp đỡ, nhưng điều này trái với chính sách của công ty chúng tôi.) - “That’s a great idea, but it’s not something we can pursue right now.”
(Đó là một ý tưởng hay, nhưng đó không phải là điều mà chúng tôi có thể theo đuổi ngay bây giờ.) - “Thank you for considering us; however, we must decline this request.”
(Cảm ơn bạn đã xem xét chúng tôi; tuy nhiên, chúng tôi phải từ chối yêu cầu này.) - “We truly appreciate your input, but we have to stick with our current process.”
(Chúng tôi thực sự trân trọng ý kiến của bạn, nhưng chúng tôi phải tuân theo quy trình hiện tại.)
Bằng cách giải thích lý do, khách hàng sẽ hiểu rằng công ty không từ chối một cách vô lý mà có những quy tắc và chính sách cần tuân thủ.
3. Đề xuất giải pháp thay thế
Thay vì chỉ từ chối thẳng, bạn có thể đưa ra một giải pháp khác để thể hiện thiện chí hỗ trợ khách hàng. Điều này giúp họ cảm thấy được quan tâm và có nhiều lựa chọn hơn.
- “While I can’t do that, I would be happy to help you with [đề xuất khác].”
(Mặc dù tôi không thể làm điều đó, tôi sẽ rất vui lòng giúp bạn với [đề xuất khác].) - “Let’s explore some alternatives that might work for you.”
(Hãy cùng khám phá một số lựa chọn thay thế có thể phù hợp với bạn.) - “Although we cannot fulfill this request, we do offer [dịch vụ khác] which might be helpful for you.”
(Mặc dù chúng tôi không thể thực hiện yêu cầu này, nhưng chúng tôi có cung cấp [dịch vụ khác] có thể hữu ích cho bạn.) - “I understand this might be an inconvenience, so let me see if there’s anything else I can do for you.”
(Tôi hiểu rằng điều này có thể gây bất tiện, vậy hãy để tôi xem liệu có điều gì khác tôi có thể giúp bạn không.)
Những mẫu câu này giúp khách hàng cảm thấy được hỗ trợ và có nhiều sự lựa chọn hơn thay vì chỉ nhận được một lời từ chối đơn thuần.
4. Kết thúc cuộc trò chuyện một cách tích cực
Sau khi từ chối yêu cầu, bạn nên kết thúc cuộc trò chuyện bằng một thái độ tích cực để khách hàng vẫn cảm thấy hài lòng và tiếp tục hợp tác với doanh nghiệp.
- “Thank you for your understanding; we value your business.”
(Cảm ơn bạn đã thông cảm; chúng tôi trân trọng sự hợp tác của bạn.) - “If you have any other questions or needs, please feel free to ask.”
(Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc nhu cầu nào khác, xin vui lòng cho tôi biết.) - “We appreciate your patience and look forward to assisting you in other ways.”
(Chúng tôi rất trân trọng sự kiên nhẫn của bạn và mong được hỗ trợ bạn theo những cách khác.) - “Please let us know if we can help with anything else.”
(Vui lòng cho chúng tôi biết nếu chúng tôi có thể giúp gì thêm.) - “We appreciate your understanding and hope to assist you in other ways.”
(Chúng tôi rất cảm kích sự thông cảm của bạn và hy vọng có thể hỗ trợ bạn theo những cách khác.) - “If there’s anything else I can help you with, please let me know.”
(Nếu có điều gì khác mà tôi có thể giúp bạn, xin hãy cho tôi biết.) - “I hope we can find another solution that works for both of us.”
(Tôi hy vọng chúng ta có thể tìm ra một giải pháp khác phù hợp với cả hai bên.)
Một lời kết thúc tích cực sẽ giúp khách hàng cảm thấy được tôn trọng và có thiện cảm hơn với doanh nghiệp của bạn.
Cách Từ Chối Yêu Cầu Của Khách Hàng Một Cách Lịch Sự Và Chuyên Nghiệp
1. Tại Sao Cần Từ Chối Một Cách Lịch Sự?
Từ chối là một phần không thể tránh khỏi trong giao tiếp kinh doanh, nhưng nếu không khéo léo, nó có thể khiến khách hàng cảm thấy bị phớt lờ hoặc không được trân trọng. Một lời từ chối lịch sự không chỉ giúp bạn tránh mất khách mà còn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, đáng tin cậy.
Những lý do phổ biến khi cần từ chối khách hàng:
- Yêu cầu không phù hợp với chính sách công ty.
- Không có đủ nguồn lực hoặc thời gian để thực hiện.
- Yêu cầu nằm ngoài phạm vi dịch vụ hoặc sản phẩm cung cấp.
- Khách hàng yêu cầu giảm giá nhưng công ty không thể điều chỉnh giá.
2. Mẫu Câu Từ Chối Lịch Sự
Khi từ chối yêu cầu của khách hàng, hãy sử dụng những mẫu câu nhẹ nhàng, thể hiện sự cảm kích nhưng vẫn giữ vững lập trường. Dưới đây là một số cách diễn đạt bạn có thể áp dụng:
2.1. Cách Mở Đầu Một Câu Từ Chối
Thay vì từ chối thẳng thừng, bạn có thể bắt đầu bằng cách bày tỏ sự cảm kích hoặc đánh giá cao đề xuất của khách hàng:
- “Thank you for your request, but…”
(Cảm ơn bạn vì yêu cầu của bạn, nhưng…) - “I appreciate your suggestion, however…”
(Tôi đánh giá cao đề xuất của bạn, tuy nhiên…) - “I’m afraid I can’t assist with that.”
(Tôi e rằng tôi không thể giúp với điều đó.) - “Unfortunately, I have to decline.”
(Thật tiếc, tôi phải từ chối.) - “I would love to help, but…”
(Tôi rất muốn giúp đỡ, nhưng…) - “That’s very kind of you; however, I can’t…”
(Bạn thật tốt bụng; tuy nhiên, tôi không thể…)
2.2. Cách Giải Thích Lý Do Từ Chối
Sau khi mở đầu một cách lịch sự, bạn có thể giải thích lý do một cách nhẹ nhàng:
- “Due to prior commitments…”
(Do có những cam kết trước đó…) - “I’m currently unable to…”
(Hiện tại tôi không thể…) - “It’s not feasible for me at this time.”
(Điều đó không khả thi với tôi vào lúc này.) - “I wish I could, but due to company policy, I’m unable to.”
(Tôi ước gì có thể giúp, nhưng theo chính sách công ty, tôi không thể.)
2.3. Cách Kết Thúc Câu Từ Chối
Để duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, bạn có thể đề xuất một phương án thay thế hoặc bày tỏ sự mong muốn hợp tác trong tương lai:
- “Although I can’t fulfill this request, I would be happy to explore other options with you.”
(Mặc dù tôi không thể đáp ứng yêu cầu này, tôi sẵn sàng xem xét các lựa chọn khác cùng bạn.) - “I hope we can collaborate on something else in the future.”
(Tôi hy vọng chúng ta có thể hợp tác trong một dự án khác trong tương lai.)
3. Từ Vựng Hữu Ích Khi Từ Chối
Để làm cho lời từ chối nhẹ nhàng hơn, bạn có thể sử dụng một số từ vựng mang tính chất giảm nhẹ như:
- Regrettably (Thật tiếc là…)
- Unfortunately (Thật không may…)
- I’m not in a position to… (Tôi không ở trong vị trí để…)
Những từ này giúp câu từ chối trở nên mềm mại hơn, tránh gây cảm giác tiêu cực cho khách hàng.
4. Ví Dụ Cụ Thể Khi Từ Chối Yêu Cầu Của Khách Hàng
Dưới đây là một số tình huống thực tế mà bạn có thể gặp phải khi làm việc với khách hàng và cách phản hồi một cách chuyên nghiệp:
4.1. Khi Khách Hàng Yêu Cầu Gia Hạn Thời Hạn Dự Án
Khách hàng: “Can you extend the deadline for my project?”
Bạn: “Thank you for your request, but I’m afraid I can’t extend the deadline due to company policy.”
(Cảm ơn bạn vì yêu cầu của bạn, nhưng tôi e rằng tôi không thể gia hạn thời hạn do chính sách của công ty.)
4.2. Khi Khách Hàng Yêu Cầu Giảm Giá
Khách hàng: “Could you provide a discount on this service?”
Bạn: “I appreciate your suggestion; however, I have to decline as we have fixed pricing.”
(Tôi đánh giá cao đề xuất của bạn; tuy nhiên, tôi phải từ chối vì chúng tôi có mức giá cố định.)
4.3. Khi Khách Hàng Muốn Bạn Làm Một Việc Ngoài Phạm Vi Dịch Vụ
Khách hàng: “Can you add extra features to this package at no additional cost?”
Bạn: “I would love to help, but unfortunately, we can’t offer extra features beyond the current package.”
(Tôi rất muốn giúp, nhưng thật tiếc, chúng tôi không thể cung cấp thêm tính năng ngoài gói hiện tại.)
4.4. Khi Không Thể Hỗ Trợ Một Yêu Cầu Đặc Biệt
Khách hàng: “Can you make an exception for my case?”
Bạn: “I completely understand your situation, but I’m afraid we have to adhere to company guidelines.”
(Tôi hoàn toàn hiểu tình huống của bạn, nhưng tôi e rằng chúng tôi phải tuân thủ các hướng dẫn của công ty.)
5. Mẹo Quan Trọng Khi Từ Chối
- Luôn duy trì thái độ lịch sự và chuyên nghiệp.
- Không nên sử dụng giọng điệu quá cứng nhắc hoặc quá thẳng thừng.
- Nếu có thể, hãy đưa ra một giải pháp thay thế hoặc hướng dẫn khách hàng đến một phương án khác.
- Duy trì sự đồng cảm, thể hiện rằng bạn hiểu và quan tâm đến mong muốn của khách hàng.
Từ chối yêu cầu của khách hàng là một kỹ năng quan trọng trong giao tiếp kinh doanh, đặc biệt khi sử dụng tiếng Anh. Một lời từ chối khéo léo không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp mà còn giữ được sự hài lòng của khách hàng.
Hãy luôn sử dụng những mẫu câu lịch sự, đưa ra lý do rõ ràng, đề xuất giải pháp thay thế và kết thúc bằng một thái độ tích cực. Điều này sẽ giúp bạn duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp và lâu dài với khách hàng của mình.
