Trong ngành khách sạn, việc đảm bảo các yêu cầu đặc biệt của khách được đáp ứng một cách chính xác là vô cùng quan trọng. Điều này không chỉ giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng mà còn giúp khách sạn duy trì danh tiếng tốt. Để làm được điều đó, nhân viên khách sạn cần biết cách xác nhận lại thông tin bằng tiếng Anh một cách lịch sự, chuyên nghiệp và hiệu quả.
Dưới đây là một số mẫu câu giao tiếp bằng tiếng Anh giúp bạn xác nhận các yêu cầu đặc biệt của khách về phòng. Những mẫu câu này có thể áp dụng trong nhiều tình huống khác nhau, từ xác nhận giờ đến, loại phòng cho đến các tiện ích bổ sung.
Đọc lại bài viết cũ: Mẫu câu tiếng Anh khi cần báo cáo sự cố kỹ thuật.
Cách xác nhận yêu cầu đặc biệt của khách về phòng
1. Xác nhận trực tiếp (Direct Requests)
Đây là cách xác nhận nhanh chóng và trực tiếp nhất khi bạn muốn khách hàng cung cấp thông tin rõ ràng. Các mẫu câu này giúp bạn đảm bảo rằng thông tin quan trọng không bị bỏ sót.
🔹 “Can you confirm your arrival time?” (Bạn có thể xác nhận thời gian đến của mình không?)
🔹 “Can you confirm if you would like a non-smoking room?” (Bạn có thể xác nhận rằng bạn muốn một phòng không hút thuốc không?)
🔹 “Can you confirm if you require an extra bed?” (Bạn có thể xác nhận rằng bạn có cần thêm giường phụ không?)
👉 Khi nào sử dụng?
- Khi bạn cần khách hàng xác nhận thông tin cơ bản.
- Khi bạn muốn đảm bảo khách hàng nhận được đúng loại phòng và dịch vụ mong muốn.
2. Hỏi để xác nhận lại thông tin (Seeking Confirmation)
Đôi khi, bạn cần khách hàng xác nhận lại thông tin họ đã cung cấp trước đó để đảm bảo không có sai sót.
🔹 “Seeking confirmation, will you be needing a late check-out?” (Xác nhận lại, bạn có cần trả phòng muộn không?)
🔹 “Seeking confirmation, would you like breakfast included?” (Xác nhận lại, bạn có muốn bao gồm bữa sáng không?)
🔹 “Just checking, do you require airport transfer service?” (Kiểm tra lại, bạn có cần dịch vụ đưa đón sân bay không?)
👉 Khi nào sử dụng?
- Khi khách hàng đã đưa ra yêu cầu, nhưng bạn muốn xác nhận lại để tránh nhầm lẫn.
- Khi bạn muốn làm rõ những dịch vụ bổ sung mà khách có thể yêu cầu.
3. Nhấn mạnh lại thông tin (Reaffirming)
Nếu bạn muốn nhấn mạnh lại một thông tin để đảm bảo cả hai bên hiểu rõ, hãy sử dụng những mẫu câu sau:
🔹 “To reaffirm, you prefer a deluxe room with a sea view, correct?” (Để nhấn mạnh lại, bạn thích một phòng hạng sang có view biển, đúng không?)
🔹 “Just to confirm, you requested a twin room instead of a double, right?” (Xác nhận lại, bạn yêu cầu phòng hai giường đơn thay vì một giường đôi, đúng không?)
🔹 “To reaffirm, you need an additional pillow and blanket?” (Để nhấn mạnh lại, bạn cần thêm một chiếc gối và chăn, đúng không?)
👉 Khi nào sử dụng?
- Khi bạn muốn nhấn mạnh thông tin quan trọng trước khi thực hiện dịch vụ.
- Khi bạn cần làm rõ sự khác biệt giữa các tùy chọn phòng hoặc dịch vụ.
4. Kiểm tra lại thông tin (Double-checking)
Trong một số trường hợp, việc kiểm tra lại lần cuối cùng rất quan trọng để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo kế hoạch.
🔹 “Just to double-check, your reservation includes breakfast, correct?” (Kiểm tra lại, đặt phòng của bạn đã bao gồm bữa sáng, đúng không?)
🔹 “Double-checking, would you like a high-floor room?” (Kiểm tra lại, bạn có muốn một phòng ở tầng cao không?)
🔹 “I just want to make sure, do you require a baby cot in your room?” (Tôi chỉ muốn đảm bảo, bạn có yêu cầu cũi em bé trong phòng không?)
👉 Khi nào sử dụng?
- Khi bạn muốn chắc chắn lần cuối trước khi cung cấp dịch vụ.
- Khi bạn cần xác minh các chi tiết quan trọng để tránh hiểu lầm.
5. Xác minh thông tin (Verify)
Nếu bạn cần kiểm tra tính chính xác của một thông tin, hãy sử dụng những câu sau:
🔹 “To verify, you will be checking in on the 10th of May, won’t you?” (Xác minh lại, bạn sẽ nhận phòng vào ngày 10 tháng 5, đúng không?)
🔹 “Can I verify if you need a wake-up call at 6 AM?” (Tôi có thể xác nhận lại bạn có cần cuộc gọi báo thức lúc 6 giờ sáng không?)
🔹 “To make sure, your room preference is a non-smoking king-sized room, right?” (Để chắc chắn, bạn muốn một phòng không hút thuốc với giường cỡ king, đúng không?)
👉 Khi nào sử dụng?
- Khi bạn muốn xác nhận lại thông tin đã trao đổi trước đó.
- Khi bạn cần chắc chắn rằng khách hàng sẽ nhận được dịch vụ đúng theo yêu cầu.
6. Yêu cầu khách làm rõ thông tin (Clarifying Understanding)
Nếu có điều gì chưa rõ ràng, bạn nên yêu cầu khách hàng làm rõ để tránh sai sót.
🔹 “Could you please clarify if you need a connecting room?” (Bạn có thể làm rõ liệu bạn có cần phòng thông nhau không?)
🔹 “Just to be clear, do you have any dietary restrictions for your meals?” (Để rõ ràng hơn, bạn có bất kỳ hạn chế nào về chế độ ăn uống không?)
🔹 “Could you confirm if you need wheelchair accessibility?” (Bạn có thể xác nhận liệu bạn có cần phòng phù hợp cho xe lăn không?)
👉 Khi nào sử dụng?
- Khi bạn chưa chắc chắn về yêu cầu của khách hàng.
- Khi bạn muốn tránh những hiểu lầm có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách.
7. Xác nhận lại vì lý do cá nhân (Personal Clarity)
Nếu bạn muốn xác nhận lại thông tin để đảm bảo rằng bạn hiểu đúng yêu cầu của khách, bạn có thể dùng:
- “Just for my understanding, you would like a late check-out at 2 PM, correct?”
(Chỉ để tôi hiểu đúng, bạn muốn trả phòng muộn lúc 2 giờ chiều, đúng không?) - “For my clarity, you prefer a room with a bathtub instead of a shower?”
(Để tôi hiểu rõ hơn, bạn muốn một phòng có bồn tắm thay vì vòi sen?) - “Just making sure, you would like extra blankets in your room, right?”
(Chỉ để chắc chắn, bạn muốn thêm chăn trong phòng, đúng không?)
Những câu này giúp bạn đảm bảo mọi yêu cầu của khách đều được đáp ứng đúng theo mong muốn của họ.
Cách Xác Nhận Thông Tin Đặt Phòng Bằng Tiếng Anh Hiệu Quả
1. Hỏi Thông Tin Đặt Phòng
Khi khách đến nhận phòng, việc đầu tiên bạn cần làm là xác nhận xem họ đã đặt phòng hay chưa. Dưới đây là một số mẫu câu phổ biến để hỏi thông tin đặt phòng:
- “Do you have a reservation?”
(Bạn có đặt phòng trước chưa?) - “Could I have your name, please, to check your reservation?”
(Quý khách có thể cho tôi biết tên để tôi kiểm tra thông tin đặt phòng không ạ?) - “May I please see your identification and the credit card used for booking?”
(Quý khách vui lòng xuất trình giấy tờ tùy thân và thẻ tín dụng đã sử dụng để đặt phòng không ạ?)
Những câu hỏi này giúp nhân viên khách sạn nhanh chóng xác nhận thông tin của khách, tránh nhầm lẫn với các đặt phòng khác.
2. Xác Nhận Ngày Lưu Trú
Sau khi kiểm tra thông tin đặt phòng, bước tiếp theo là xác nhận ngày khách sẽ ở tại khách sạn để đảm bảo đặt phòng đúng thời gian họ mong muốn. Một số cách hỏi bao gồm:
- “Can you confirm the dates of your stay?”
(Quý khách có thể xác nhận lại ngày lưu trú của mình không ạ?) - “Just to double-check, you will be staying from [Ngày đến] to [Ngày đi], correct?”
(Để kiểm tra lại, quý khách sẽ lưu trú từ [Ngày đến] đến [Ngày đi], đúng không ạ?)
Xác nhận ngày lưu trú là rất quan trọng, đặc biệt khi khách hàng có thay đổi kế hoạch vào phút chót.
3. Xác Nhận Loại Phòng Và Dịch Vụ
Một trong những điều quan trọng nhất khi đặt phòng là đảm bảo khách hàng nhận được đúng loại phòng và dịch vụ họ yêu cầu. Bạn có thể xác nhận bằng những mẫu câu sau:
- “I have one smoking/non-smoking room reserved for you. Is that correct?”
(Tôi có một phòng hút thuốc/không hút thuốc đã đặt cho quý khách. Điều đó có đúng không ạ?) - “Your reservation includes breakfast. Would you like to confirm that?”
(Đặt phòng của quý khách bao gồm bữa sáng. Quý khách có muốn xác nhận điều đó không ạ?) - “Would you like to request any additional services during your stay?”
(Quý khách có muốn yêu cầu thêm dịch vụ nào trong thời gian lưu trú không?)
Những câu hỏi này giúp nhân viên đảm bảo khách nhận đúng dịch vụ, tránh hiểu lầm không đáng có.
4. Xác Nhận Chi Phí Đặt Phòng
Chi phí đặt phòng là yếu tố mà cả khách hàng và khách sạn đều cần kiểm tra kỹ. Để xác nhận giá phòng và tổng số tiền thanh toán, bạn có thể sử dụng các câu sau:
- “The total cost for your stay comes to [Số tiền] after tax.”
(Tổng chi phí cho thời gian lưu trú của quý khách là [Số tiền] sau thuế.) - “Would you like to review the invoice before finalizing your payment?”
(Quý khách có muốn xem qua hóa đơn trước khi hoàn tất thanh toán không?) - “If you need to cancel, please call us 24 hours before your arrival date.”
(Nếu quý khách cần hủy phòng, vui lòng gọi cho chúng tôi 24 giờ trước ngày đến.)
Đưa ra thông tin rõ ràng về chi phí và chính sách hủy phòng giúp khách hàng tránh được những hiểu lầm không đáng có.
5. Xác Nhận Lại Toàn Bộ Thông Tin
Sau khi kiểm tra tất cả các thông tin, việc cuối cùng bạn cần làm là xác nhận lại toàn bộ với khách hàng trước khi hoàn tất quy trình nhận phòng. Dưới đây là cách bạn có thể làm điều đó một cách chuyên nghiệp:
- “Just to confirm, you have booked a [Loại phòng] from [Ngày đến] to [Ngày đi] for [Số lượng khách] guest(s), with a total cost of [Số tiền]. Is that correct?”
(Để xác nhận lại, quý khách đã đặt một phòng [Loại phòng] từ [Ngày đến] đến [Ngày đi] cho [Số lượng khách] khách, với tổng chi phí là [Số tiền]. Điều đó có đúng không ạ?) - “Please let us know if you need any special arrangements during your stay.”
(Vui lòng cho chúng tôi biết nếu quý khách cần bất kỳ sự sắp xếp đặc biệt nào trong thời gian lưu trú.) - “Can I help you with anything else?”
(Tôi có thể giúp gì thêm cho quý khách không?)
Xác nhận lần cuối giúp đảm bảo rằng không có sai sót nào xảy ra trước khi khách nhận phòng.
6. Một Số Lưu Ý Khi Giao Tiếp Với Khách Hàng
a. Dùng Giọng Điệu Trang Trọng Và Lịch Sự
Khi làm việc trong ngành khách sạn, giọng điệu khi nói chuyện với khách hàng phải luôn chuyên nghiệp và lịch sự. Hãy sử dụng các cụm từ như “Could you please”, “May I”, “Would you like” để thể hiện sự tôn trọng.
b. Nhắc Lại Thông Tin Quan Trọng
Luôn kiểm tra lại thông tin đặt phòng, bao gồm tên khách, ngày lưu trú, loại phòng và tổng chi phí. Việc nhắc lại thông tin này giúp giảm thiểu sai sót.
c. Linh Hoạt Trong Giao Tiếp
Không phải khách nào cũng nói tiếng Anh lưu loát. Nếu khách gặp khó khăn trong giao tiếp, hãy nói chậm, rõ ràng và hỗ trợ họ bằng cách sử dụng ngôn ngữ cơ thể hoặc viết ra giấy khi cần.
Mẫu Thư Xác Nhận Đặt Phòng Bằng Tiếng Anh
1. Mẫu Xác Nhận Đặt Phòng Tiêu Chuẩn
Subject: Booking Confirmation – [Tên khách sạn]
Dear Mr./Ms. [Tên khách],
Thank you for choosing [Tên khách sạn]. We are pleased to confirm your reservation as follows:
- Reservation Number: [Số đặt phòng]
- Guest Name: [Tên khách]
- Check-in Date: [Ngày đến]
- Check-out Date: [Ngày đi]
- Room Type: [Loại phòng]
- Number of Guests: [Số lượng khách]
- Special Requests: [Liệt kê các yêu cầu đặc biệt, ví dụ: phòng hướng biển, giường phụ,…]
- Total Price: [Tổng tiền]
- Deposit Paid: [Số tiền đã đặt cọc]
- Balance Due: [Số tiền còn lại]
We look forward to welcoming you to [Tên khách sạn]. If you have any questions or need further assistance, please do not hesitate to contact us.
Yours sincerely,
[Tên khách sạn]
2. Mẫu Xác Nhận Đặt Phòng Kèm Yêu Cầu Đặc Biệt
Dear Mr./Ms. [Tên khách],
Thank you for using our hotel service – [Tên khách sạn].
We have pleasure in confirming that we have booked a [Loại phòng] for you from [Ngày đến] for [Số đêm]. We have also noted your special request for [Yêu cầu đặc biệt].
A deposit is [không bắt buộc/bắt buộc].
We look forward to your visit.
Yours sincerely,
[Tên khách sạn]
3. Mẫu Xác Nhận Đặt Phòng Kèm Dịch Vụ Bổ Sung
Dear Miss [Tên khách],
Thank you for using our hotel service – [Tên khách sạn].
As requested, we have reserved a [Loại phòng] for you the night of [Ngày đến]. We have also reserved a [Dịch vụ bổ sung, ví dụ: garage space] for you.
We look forward to your visit.
Yours truly,
[Tên khách sạn]
4. Mẫu Xác Nhận Đặt Phòng Nhấn Mạnh Tiện Nghi
Dear Mr. [Tên khách],
Thank you for using our hotel service – [Tên khách sạn].
We have pleasure in confirming that we have booked a [Loại phòng] for you from [Ngày đến] for [Số đêm]. The room has a [Tiện nghi, ví dụ: view over the park]. A deposit is not required.
We look forward to your visit.
Yours sincerely,
[Tên khách sạn]
Lưu Ý Khi Viết Thư Xác Nhận Đặt Phòng
✅ Điều chỉnh các thông tin trong ngoặc vuông cho phù hợp với khách hàng.
✅ Sử dụng ngôn ngữ lịch sự và chuyên nghiệp.
✅ Kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi để tránh sai sót.
✅ Nếu có yêu cầu đặt cọc, đừng quên gửi kèm biên lai để khách hàng tiện theo dõi.
Việc xác nhận các yêu cầu đặc biệt của khách bằng tiếng Anh một cách chính xác và chuyên nghiệp sẽ giúp khách sạn cung cấp dịch vụ tốt hơn, tăng sự hài lòng của khách hàng và giảm thiểu sai sót. Sử dụng các mẫu câu trên sẽ giúp bạn giao tiếp một cách tự tin và hiệu quả trong ngành dịch vụ khách sạn.
Hãy áp dụng những kỹ năng này vào công việc để đảm bảo khách hàng có một kỳ nghỉ tuyệt vời tại khách sạn của bạn!
