Hợp đồng kho bãi (warehousing agreement) là một phần quan trọng trong ngành logistics và cung cấp các dịch vụ lưu trữ hàng hóa. Nó quy định các điều kiện và điều khoản giữa chủ kho (warehouse operator) và khách hàng (customer), bao gồm việc lưu trữ, bảo vệ, và xử lý hàng hóa trong kho. Dưới đây là những từ vựng và ngữ pháp quan trọng mà bạn cần nắm rõ khi làm việc với hợp đồng kho bãi.
Đọc lại bài viết cũ nhé: Từ Vựng và Ngữ Pháp Aviation Agreement.
I. Các Bên và Hợp đồng Kho Bãi
1. Warehouse Operator (Chủ Kho)
Chủ kho là bên cung cấp dịch vụ lưu trữ và quản lý kho bãi. Các thuật ngữ khác có thể gặp là warehouseman hoặc logistics provider. Họ chịu trách nhiệm về việc lưu trữ, bảo vệ, và xử lý hàng hóa trong kho.
2. Customer (Khách Hàng)
Khách hàng trong hợp đồng kho bãi thường được gọi là depositor, bailor hoặc storers. Họ là những người gửi hàng vào kho để lưu trữ. Khách hàng có thể là cá nhân hoặc doanh nghiệp.
3. Warehousing Agreement (Hợp Đồng Kho Bãi)
Hợp đồng kho bãi (warehousing agreement) là tài liệu pháp lý quy định các điều khoản và điều kiện sử dụng dịch vụ lưu trữ hàng hóa trong kho. Các tên gọi khác của hợp đồng này có thể là storage agreement hoặc bailment agreement.
II. Dịch Vụ Kho Bãi
1. Storage (Lưu Trữ)
Dịch vụ lưu trữ bao gồm các hoạt động như short-term storage (lưu trữ ngắn hạn) và long-term storage (lưu trữ dài hạn). Việc chọn loại dịch vụ lưu trữ phù hợp phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng và tính chất của hàng hóa.
2. Handling (Xử Lý Hàng Hóa)
Các công việc xử lý hàng hóa trong kho bao gồm:
- Receiving: Tiếp nhận hàng hóa vào kho.
- Putaway: Đưa hàng vào vị trí lưu trữ.
- Picking: Lấy hàng từ kho để chuẩn bị giao.
- Packing: Đóng gói hàng hóa.
- Shipping: Vận chuyển hàng hóa ra khỏi kho.
3. Inventory Management (Quản Lý Hàng Tồn Kho)
Quản lý hàng tồn kho bao gồm các hoạt động theo dõi và kiểm soát lượng hàng hóa có trong kho. Các thuật ngữ quan trọng trong quản lý kho bao gồm:
- Inventory control: Kiểm soát hàng tồn kho.
- Stocktaking: Kiểm kê hàng hóa trong kho để xác nhận số lượng và tình trạng hàng hóa.
4. Value-added Services (Dịch Vụ Giá Trị Gia Tăng)
Ngoài các dịch vụ cơ bản, các dịch vụ giá trị gia tăng cũng rất quan trọng trong hợp đồng kho bãi, bao gồm:
- Labeling: Dán nhãn cho hàng hóa.
- Repackaging: Đóng gói lại hàng hóa.
- Assembly: Lắp ráp các bộ phận của hàng hóa.
III. Điều Khoản Hợp Đồng Kho Bãi
1. Storage Period (Thời Gian Lưu Trữ)
Điều khoản về thời gian lưu trữ quy định khoảng thời gian mà hàng hóa sẽ được lưu trữ trong kho. Điều này có thể được xác định rõ ràng trong hợp đồng, với các thuật ngữ như storage term (thời gian lưu trữ) hoặc duration (thời gian).
2. Storage Fees (Phí Lưu Trữ)
Phí lưu trữ là khoản tiền mà khách hàng phải trả cho việc sử dụng dịch vụ kho bãi. Các thuật ngữ liên quan có thể là storage rates (tỷ lệ phí lưu trữ) hoặc warehousing charges (phí kho bãi).
3. Handling Fees (Phí Xử Lý Hàng Hóa)
Ngoài phí lưu trữ, các phí xử lý hàng hóa như picking fee (phí lấy hàng), packing fee (phí đóng gói), và shipping fee (phí vận chuyển) cũng có thể được tính trong hợp đồng kho bãi.
4. Warehouse Receipt (Biên Lai Kho)
Biên lai kho là tài liệu xác nhận việc tiếp nhận hàng hóa vào kho. Biên lai này có thể ghi nhận các thông tin về số lượng, loại hàng hóa và tình trạng hàng hóa khi được nhận.
5. Liability and Insurance (Trách Nhiệm và Bảo Hiểm)
Hợp đồng kho bãi sẽ quy định trách nhiệm của các bên liên quan trong trường hợp hàng hóa bị mất hoặc hư hại. Khách hàng thường yêu cầu kho bảo vệ hàng hóa bằng bảo hiểm hoặc bảo vệ trách nhiệm thiệt hại (damage liability).
6. Access and Security (Quyền Truy Cập và An Ninh)
Điều khoản về quyền truy cập và an ninh trong hợp đồng kho bãi liên quan đến các biện pháp bảo vệ kho, bao gồm kiểm soát truy cập và hệ thống an ninh.
7. Goods Inspection (Kiểm Tra Hàng Hóa)
Hợp đồng kho bãi cũng có thể yêu cầu việc kiểm tra hàng hóa định kỳ để đảm bảo rằng hàng hóa không bị hư hại và vẫn còn nguyên vẹn.
8. Termination (Chấm Dứt Hợp Đồng)
Điều khoản về chấm dứt hợp đồng quy định về quyền chấm dứt hợp đồng của một trong hai bên. Thông thường, hợp đồng kho bãi yêu cầu thông báo trước khi chấm dứt hợp đồng, gọi là notice period.
IV. Cấu Trúc Ngữ Pháp Thường Gặp trong Hợp Đồng Kho Bãi
1. Modal Verbs (Động Từ Khiếm Khuyết)
Trong hợp đồng kho bãi, các động từ khiếm khuyết như shall, will, must, may thường xuyên được sử dụng để chỉ ra nghĩa vụ và quyền của các bên. Ví dụ:
- Shall: “The Warehouse Operator shall store the goods in a safe and secure manner.”
- Will: “The warehouse will ensure the safety of the goods.”
2. Passive Voice (Câu Bị Động)
Câu bị động là cấu trúc ngữ pháp phổ biến trong các hợp đồng để làm rõ hành động và đối tượng bị tác động. Ví dụ:
- “The goods will be stored in the designated area.”
3. Conditional Clauses (Câu Điều Kiện)
Câu điều kiện được sử dụng để mô tả các tình huống xảy ra nếu có một điều kiện cụ thể. Ví dụ:
- “If the goods are damaged while in storage, the Warehouse Operator will be liable for the loss.”
4. Defined Terms (Thuật Ngữ Được Định Nghĩa)
Các thuật ngữ trong hợp đồng kho bãi thường được định nghĩa rõ ràng. Ví dụ:
- “Goods shall mean the items or materials deposited by the Customer for storage.”
V. Một Số Cụm Từ Hữu Ích
- Storage location (Vị trí lưu trữ): Vị trí trong kho nơi hàng hóa được lưu trữ.
- Inventory reports (Báo cáo hàng tồn kho): Các báo cáo về số lượng và tình trạng hàng hóa trong kho.
- Access control (Kiểm soát truy cập): Hệ thống kiểm soát người ra vào kho.
- Security system (Hệ thống an ninh): Các biện pháp bảo vệ kho như camera, báo động.
- Damage liability (Trách nhiệm thiệt hại): Trách nhiệm của bên cung cấp kho bãi đối với hàng hóa bị mất hoặc hư hại.
VI. Ví Dụ Câu trong Hợp Đồng Kho Bãi
- “The Customer agrees to pay the storage fees as specified in the rate schedule.”
- “The Warehouse Operator shall maintain the warehouse in a clean and orderly condition.”
- “The Customer shall provide the Warehouse Operator with a detailed inventory list.”
Việc nắm rõ từ vựng và ngữ pháp trong hợp đồng kho bãi là vô cùng quan trọng đối với những ai làm việc trong lĩnh vực logistics và quản lý kho bãi. Sự hiểu biết này không chỉ giúp cải thiện khả năng giao tiếp mà còn đảm bảo rằng các thỏa thuận được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả. Cần luôn tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý khi ký kết hợp đồng kho bãi để bảo vệ quyền lợi và tránh các tranh chấp không đáng có.
