Khi làm việc trong ngành khách sạn, giao tiếp lịch sự và hiệu quả với khách hàng là điều vô cùng quan trọng. Một trong những tình huống thường gặp nhất là hỏi khách về thời gian họ muốn nhân viên dọn phòng đến làm vệ sinh. Việc đặt câu hỏi đúng cách không chỉ giúp đảm bảo sự thoải mái cho khách mà còn nâng cao trải nghiệm dịch vụ của khách sạn.
Dưới đây là những cách hỏi khách về thời gian dọn phòng bằng tiếng Anh, từ trang trọng đến thân mật, cũng như những lưu ý quan trọng để tránh gây phiền lòng cho khách.
Đọc lại bài viết cũ: Hướng dẫn khách sử dụng tiện ích trong phòng bằng tiếng Anh.
Cách hỏi khách về thời gian dọn phòng bằng tiếng Anh
1. Cách Hỏi Trang Trọng & Lịch Sự
Nếu khách sạn bạn làm việc là một khách sạn cao cấp hoặc bạn đang phục vụ những khách hàng quan trọng, việc sử dụng ngôn ngữ trang trọng sẽ giúp thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp.
Các mẫu câu trang trọng
🔹 “Good morning/afternoon/evening, sir/madam. At your convenience, what time would be best for our housekeeping team to service your room today?”
👉 (Chào buổi sáng/chiều/tối, thưa ngài/bà. Xin hỏi vào thời gian nào thuận tiện nhất để nhân viên dọn phòng của chúng tôi phục vụ quý khách hôm nay?)
🔹 “To ensure minimal disruption to your stay, could you please let me know what time you would prefer our housekeeping staff to clean your room?”
👉 (Để đảm bảo sự thoải mái nhất cho kỳ nghỉ của quý khách, xin vui lòng cho chúng tôi biết thời gian nào quý khách muốn nhân viên dọn phòng làm vệ sinh?)
🔹 “For your convenience, what is a suitable time for housekeeping to service your room today?”
👉 (Để thuận tiện cho quý khách, thời gian nào phù hợp để nhân viên dọn phòng làm sạch phòng của quý khách hôm nay?)
📌 Lưu ý khi sử dụng câu hỏi trang trọng:
- Luôn sử dụng “sir” hoặc “madam” để thể hiện sự tôn trọng.
- Sử dụng cụm từ “at your convenience” (khi quý khách thấy thuận tiện) để giúp khách cảm thấy không bị ép buộc.
- Tránh sử dụng câu hỏi trực tiếp như “What time should we clean your room?” vì có thể khiến khách cảm thấy bị áp lực.
2. Cách Hỏi Phổ Biến & Trực Tiếp
Trong một số khách sạn có phong cách phục vụ thân thiện, bạn có thể sử dụng những cách hỏi trực tiếp nhưng vẫn giữ sự lịch sự và tôn trọng.
Các mẫu câu phổ biến
🔹 “What time would be a good time for us to clean your room today?”
👉 (Thời gian nào sẽ phù hợp để chúng tôi dọn phòng cho quý khách hôm nay?)
🔹 “When would you like us to come by and clean your room?”
👉 (Khi nào quý khách muốn chúng tôi ghé qua và dọn phòng?)
🔹 “What time works best for you for housekeeping to come by?”
👉 (Thời gian nào thuận tiện nhất để nhân viên dọn phòng ghé qua?)
📌 Lưu ý khi sử dụng câu hỏi trực tiếp:
- Nên sử dụng những từ ngữ như “good time”, “works best” để khách cảm thấy có nhiều sự lựa chọn.
- Không nên đặt câu hỏi quá ngắn như “What time for cleaning?” vì có thể bị hiểu là thiếu lịch sự.
3. Cách Hỏi Khi Đưa Ra Các Lựa Chọn Thời Gian
Đôi khi, khách không có yêu cầu cụ thể về thời gian dọn phòng. Trong trường hợp này, bạn có thể giúp họ bằng cách đưa ra một khoảng thời gian để họ dễ lựa chọn hơn.
Các mẫu câu với lựa chọn thời gian
🔹 “What time would you prefer for your room to be cleaned today? We generally offer service between [start time] and [end time].”
👉 (Quý khách muốn phòng của mình được dọn vào lúc nào hôm nay? Chúng tôi thường dọn phòng trong khoảng từ [giờ bắt đầu] đến [giờ kết thúc].)
🔹 “Our housekeeping team usually services rooms between [time range]. Would you prefer a morning or afternoon cleaning?”
👉 (Nhân viên dọn phòng của chúng tôi thường làm việc từ [khoảng thời gian]. Quý khách muốn được dọn vào buổi sáng hay buổi chiều?)
📌 Lưu ý khi sử dụng câu hỏi có lựa chọn:
- Cách này giúp khách dễ đưa ra quyết định hơn, đặc biệt là những khách không quá bận tâm về thời gian dọn phòng.
- Nếu khách sạn có khung giờ dọn phòng cố định, hãy thông báo rõ ràng để khách sắp xếp.
4. Cách Hỏi Khi Khách Treo Biển “Do Not Disturb”
Một số khách thích có không gian riêng tư và treo biển “Do Not Disturb” (Không làm phiền). Tuy nhiên, bạn vẫn cần đảm bảo phòng của họ được dọn sạch khi cần thiết.
Các mẫu câu khi khách có biển “Do Not Disturb”
🔹 “I see you have the ‘Do Not Disturb’ sign on your door. What time would be convenient for us to come back and clean your room?”
👉 (Tôi thấy quý khách có treo biển ‘Không làm phiền’ trước cửa. Khi nào là thời gian thuận tiện để chúng tôi quay lại dọn phòng?)
🔹 “When would you like us to service the room now that the ‘Do Not Disturb’ sign has been removed?”
👉 (Bây giờ quý khách đã tháo biển ‘Không làm phiền’, quý khách muốn chúng tôi dọn phòng vào lúc nào?)
📌 Lưu ý khi hỏi khách có biển ‘Do Not Disturb’:
- Không gọi cửa hoặc làm phiền nếu biển vẫn còn treo.
- Chỉ liên hệ qua điện thoại hoặc nhắn tin để hỏi về thời gian dọn phòng.
- Nếu khách không có phản hồi, hãy báo với bộ phận quản lý để xử lý theo chính sách khách sạn.
5. Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Hỏi Khách Về Thời Gian Dọn Phòng
✅ Luôn sử dụng “please” và “thank you” – Điều này giúp thể hiện sự lịch sự và tôn trọng đối với khách.
✅ Chú ý đến thời gian – Tránh gọi điện hoặc gõ cửa quá sớm vào buổi sáng.
✅ Luôn sẵn sàng đề xuất phương án khác – Nếu thời gian khách yêu cầu không phù hợp với lịch của khách sạn, hãy đề nghị thời gian khác một cách khéo léo.
✅ Xem xét tình huống – Nếu bạn đã trò chuyện với khách nhiều lần trước đó, có thể sử dụng cách hỏi thân mật hơn. Nếu đây là lần đầu tiếp xúc, hãy dùng ngôn ngữ trang trọng.
Cách Xác Nhận Thời Gian Khách Rời Khỏi Khách Sạn Bằng Tiếng Anh
1. Các cách hỏi khách về thời gian check-out một cách lịch sự, trang trọng
Khi giao tiếp với khách, đặc biệt là những vị khách có yêu cầu cao hoặc trong môi trường khách sạn cao cấp, nhân viên lễ tân cần sử dụng ngôn ngữ lịch sự và chuyên nghiệp. Một số cách hỏi trang trọng có thể sử dụng:
1.1. Hỏi một cách lịch sự và chủ động
🔹 “Are you planning on checking out tomorrow?”
(Quý khách có dự định làm thủ tục trả phòng vào ngày mai không?)
🔹 “May I confirm your check-out time for tomorrow?”
(Tôi có thể xác nhận thời gian quý khách rời đi vào ngày mai không?)
🔹 “To assist with your departure, could you please confirm what time you will be checking out?”
(Để hỗ trợ quý khách tốt hơn, xin vui lòng xác nhận thời gian quý khách sẽ rời đi.)
Những cách hỏi này giúp nhân viên đảm bảo lịch trình mà không làm phiền khách quá nhiều. Đồng thời, việc hỏi theo cách này thể hiện sự chuyên nghiệp và tinh tế trong phục vụ.
2. Cách hỏi khách về thời gian check-out một cách thông thường, trực tiếp
Đối với những khách quen thuộc hoặc trong môi trường giao tiếp không quá trang trọng, nhân viên có thể sử dụng những câu hỏi đơn giản, trực tiếp nhưng vẫn lịch sự:
🔹 “What time will you be checking out?”
(Quý khách sẽ trả phòng vào lúc mấy giờ?)
🔹 “Would you like to confirm your check-out time?”
(Quý khách có muốn xác nhận lại thời gian trả phòng không?)
🔹 “Hey [Guest Name], this is [Your Name] from the Front Desk. Will you be checking out today or staying another night?”
(Chào [Tên khách], tôi là [Tên bạn] từ quầy lễ tân. Hôm nay quý khách sẽ rời đi hay lưu trú thêm một đêm nữa?)
Cách giao tiếp này giúp tạo sự thoải mái cho khách và dễ dàng nắm bắt được lịch trình của họ.
3. Đưa ra hướng dẫn rõ ràng về thời gian check-out
Một số khách có thể không rõ về quy định thời gian trả phòng của khách sạn. Khi đó, nhân viên có thể chủ động cung cấp thông tin như sau:
🔹 “On the last morning of your stay, you have to check out before 11 AM.”
(Vào buổi sáng ngày cuối cùng của kỳ lưu trú, quý khách cần trả phòng trước 11 giờ trưa.)
🔹 “Standard check-out time is at 12 PM. Would you like to request a late check-out?”
(Giờ trả phòng tiêu chuẩn là 12 giờ trưa. Quý khách có muốn yêu cầu trả phòng muộn không?)
🔹 “If you can let us know by 10 AM, I’ll make arrangements for you to extend your check-out.”
(Nếu quý khách có thể cho chúng tôi biết trước 10 giờ sáng, chúng tôi sẽ sắp xếp để gia hạn thời gian trả phòng cho quý khách.)
Bằng cách này, khách sẽ nắm được chính sách của khách sạn và có sự chuẩn bị phù hợp.
4. Cách xác nhận khi khách báo check-out
Khi khách chủ động thông báo họ sẽ rời đi, nhân viên cần phản hồi một cách chuyên nghiệp:
🔹 “Thank you for letting us know. We’ll have everything ready for your check-out at [time].”
(Cảm ơn quý khách đã thông báo. Chúng tôi sẽ chuẩn bị sẵn sàng cho thủ tục trả phòng vào lúc [thời gian].)
🔹 “We hope you had a pleasant stay. Let me know if you need any assistance before you leave.”
(Hy vọng quý khách đã có khoảng thời gian dễ chịu tại khách sạn. Nếu cần bất kỳ sự hỗ trợ nào trước khi rời đi, vui lòng cho chúng tôi biết.)
🔹 “Your check-out is confirmed. Would you like us to arrange a taxi for you?”
(Thủ tục trả phòng của quý khách đã được xác nhận. Quý khách có muốn chúng tôi sắp xếp taxi không?)
Những phản hồi này giúp khách cảm thấy được quan tâm và nâng cao trải nghiệm dịch vụ.
5. Lưu ý quan trọng khi hỏi khách về thời gian check-out
✅ Sử dụng từ ngữ lịch sự: Luôn dùng các từ như “please”, “thank you” để thể hiện sự tôn trọng với khách.
✅ Hỏi đúng thời điểm: Tránh hỏi quá sớm vào buổi sáng vì có thể làm phiền khách.
✅ Sẵn sàng đề xuất phương án khác: Nếu khách muốn check-out muộn, nhân viên cần kiểm tra tình trạng phòng và sắp xếp phù hợp.
✅ Xác nhận lại thông tin: Khi khách báo thời gian check-out, nên nhắc lại để đảm bảo không có sai sót.
Cách Ứng Phó Với Phản Hồi Của Khách Về Thời Gian Trả Phòng
1. Khách Cung Cấp Thời Gian Dự Kiến Rời Đi
🔹 Ví dụ phản hồi từ khách:
- “We plan to leave around 10 AM.”
(Chúng tôi dự định rời đi khoảng 10 giờ sáng.) - “I think we will be checking out by noon.”
(Tôi nghĩ chúng tôi sẽ trả phòng trước 12 giờ trưa.)
🔹 Cách xử lý:
- Cảm ơn khách vì đã thông báo và xác nhận lại thời gian.
- Nếu khách rời đi sớm hơn giờ quy định, có thể đề xuất hỗ trợ như gọi taxi hoặc giúp đỡ hành lý.
- Nếu họ check-out sát giờ quy định, nhắc nhở nhẹ nhàng về thời gian để họ sắp xếp hợp lý.
✅ Phản hồi mẫu:
- “Thank you for letting us know! If you need any assistance with your luggage or transportation, feel free to let us know.”
(Cảm ơn quý khách đã thông báo! Nếu cần hỗ trợ hành lý hoặc phương tiện di chuyển, vui lòng cho chúng tôi biết.)
2. Khách Xác Nhận Họ Sẽ Trả Phòng Đúng Giờ
🔹 Ví dụ phản hồi từ khách:
- “Yes, we will be checking out before 11 AM as stated.”
(Vâng, chúng tôi sẽ trả phòng trước 11 giờ như đã quy định.) - “We will follow the standard check-out time.”
(Chúng tôi sẽ tuân thủ thời gian check-out tiêu chuẩn.)
🔹 Cách xử lý:
- Xác nhận lại với khách để tránh nhầm lẫn.
- Hỏi xem khách có cần hỗ trợ gì trước khi rời đi, ví dụ như gợi ý điểm tham quan, đặt xe đưa đón.
- Nhắc khách kiểm tra hành lý và đồ cá nhân trước khi rời đi.
✅ Phản hồi mẫu:
- “Great! If you need any assistance before you leave, just let us know.”
(Tuyệt vời! Nếu quý khách cần hỗ trợ gì trước khi rời đi, hãy cho chúng tôi biết nhé.)
3. Khách Yêu Cầu Trả Phòng Muộn
🔹 Ví dụ phản hồi từ khách:
- “Can we check out at 1 PM instead?”
(Chúng tôi có thể trả phòng lúc 1 giờ trưa thay vì 11 giờ không?) - “We need a bit more time. Can we extend check-out by an hour?”
(Chúng tôi cần thêm một chút thời gian. Có thể kéo dài thời gian check-out thêm một tiếng không?)
🔹 Cách xử lý:
- Kiểm tra tình trạng phòng xem có thể đáp ứng yêu cầu không.
- Nếu có thể, xác nhận với khách và thông báo bất kỳ khoản phí bổ sung nào (nếu có).
- Nếu không thể, giải thích lý do lịch sự và đề xuất giải pháp thay thế như gửi hành lý tại quầy lễ tân.
✅ Phản hồi mẫu:
- “We can extend your check-out until 1 PM at no extra charge. Let us know if you need any further assistance!”
(Chúng tôi có thể gia hạn check-out đến 1 giờ trưa mà không tính thêm phí. Nếu cần hỗ trợ thêm, hãy cho chúng tôi biết!) - “Unfortunately, we have another booking for your room, but you’re welcome to store your luggage with us and relax in the lobby.”
(Rất tiếc, chúng tôi có khách đặt phòng tiếp theo, nhưng quý khách có thể gửi hành lý tại quầy và nghỉ ngơi ở sảnh.)
4. Khách Hỏi Về Việc Gia Hạn Lưu Trú
🔹 Ví dụ phản hồi từ khách:
- “We are thinking about staying another night. Is our room still available?”
(Chúng tôi đang cân nhắc ở thêm một đêm nữa. Phòng này có còn trống không?) - “Can we extend our stay for one more night?”
(Chúng tôi có thể gia hạn lưu trú thêm một đêm không?)
🔹 Cách xử lý:
- Kiểm tra tình trạng phòng và xác nhận với khách.
- Nếu phòng còn trống, báo giá và làm thủ tục gia hạn.
- Nếu không còn phòng, đề xuất phương án khác như chuyển sang phòng khác hoặc giới thiệu khách sạn đối tác.
✅ Phản hồi mẫu:
- “We’d love to have you stay another night! Your room is available, and the rate will be [price]. Would you like us to proceed with the extension?”
(Chúng tôi rất vui nếu quý khách ở lại thêm một đêm! Phòng vẫn còn trống và giá là [giá]. Quý khách có muốn gia hạn không?) - “We’re fully booked for tomorrow, but we can help you find a nearby hotel if needed.”
(Chúng tôi đã hết phòng cho ngày mai, nhưng có thể giúp quý khách tìm khách sạn gần đó nếu cần.)
5. Khách Không Phản Hồi
🔹 Tình huống:
- Khách không trả lời tin nhắn hoặc điện thoại về thời gian check-out.
🔹 Cách xử lý:
- Nếu gần đến thời gian check-out mà khách vẫn chưa phản hồi, có thể gọi điện hoặc gõ cửa phòng để nhắc nhở lịch sự.
- Nếu khách vẫn không trả lời và quá thời gian check-out, cần kiểm tra quy trình của khách sạn về xử lý tình huống này.
✅ Phản hồi mẫu:
- “Hello, this is [Your Name] from the front desk. We’d like to confirm your check-out time. Please let us know at your earliest convenience.”
(Xin chào, tôi là [Tên bạn] từ quầy lễ tân. Chúng tôi muốn xác nhận thời gian check-out của quý khách. Vui lòng cho chúng tôi biết sớm nhất có thể.)
6. Khách Báo Họ Đã Rời Đi
🔹 Ví dụ phản hồi từ khách:
- “We’ve already checked out and left the key at the front desk.”
(Chúng tôi đã trả phòng và để chìa khóa tại quầy lễ tân.) - “We left early this morning. Thank you for the stay!”
(Chúng tôi rời đi từ sáng sớm. Cảm ơn vì dịch vụ tuyệt vời!)
🔹 Cách xử lý:
- Cảm ơn khách và xác nhận rằng họ đã hoàn tất thủ tục.
- Nếu khách quên đồ, thông báo cho họ ngay lập tức.
- Gửi email hoặc tin nhắn xác nhận check-out.
✅ Phản hồi mẫu:
- “Thank you for staying with us! We hope to see you again soon.”
(Cảm ơn quý khách đã lưu trú cùng chúng tôi! Hy vọng sẽ sớm gặp lại quý khách.)
Hỏi khách về thời gian dọn phòng là một phần quan trọng trong dịch vụ khách sạn, giúp đảm bảo sự hài lòng của khách mà vẫn duy trì hiệu quả hoạt động của nhân viên. Bằng cách lựa chọn cách hỏi phù hợp với từng tình huống, bạn sẽ tạo được ấn tượng chuyên nghiệp và lịch sự, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ của khách sạn.
