Hợp đồng cung ứng (Supply Agreement) là một văn bản pháp lý quan trọng trong các giao dịch thương mại. Đây là thỏa thuận giữa nhà cung cấp (Supplier) và người mua (Purchaser) để đảm bảo việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ theo các điều khoản đã thống nhất. Để hiểu và soạn thảo hợp đồng cung ứng một cách hiệu quả, việc nắm vững từ vựng chuyên ngành và cấu trúc ngữ pháp cần thiết là điều không thể thiếu.
Xem lại bài viết cũ nhé: Từ Vựng và Ngữ Pháp Franchise Agreement.
I. Từ Vựng Quan Trọng trong Hợp Đồng Cung Ứng
1. Các thuật ngữ phổ biến:
- Supplier (Nhà cung cấp): Bên cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Purchaser/Buyer (Người mua): Bên mua hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Goods/Services (Hàng hóa/Dịch vụ): Sản phẩm hoặc dịch vụ được giao dịch trong hợp đồng.
- Quantity (Số lượng): Số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp.
- Quality (Chất lượng): Tiêu chuẩn hàng hóa/dịch vụ phải đạt được.
- Price (Giá cả): Giá của hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Payment Terms (Điều khoản thanh toán): Thời gian, cách thức thanh toán.
- Delivery Schedule (Lịch giao hàng): Thời gian và địa điểm giao hàng.
- Breach of Contract (Vi phạm hợp đồng): Khi một bên không thực hiện đúng nghĩa vụ hợp đồng.
- Force Majeure (Sự kiện bất khả kháng): Các tình huống ngoài tầm kiểm soát như thiên tai, chiến tranh.
2. Một số cụm từ quan trọng:
- Delivery Terms (Điều khoản giao hàng): Quy định về cách thức và thời gian giao hàng.
- Warranty (Bảo hành): Cam kết về chất lượng hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Liability (Trách nhiệm pháp lý): Nghĩa vụ bồi thường khi có vi phạm.
- Confidentiality (Bảo mật): Cam kết bảo vệ thông tin liên quan đến hợp đồng.
- Termination (Chấm dứt): Các điều kiện dẫn đến việc hủy bỏ hợp đồng.
3. Thuật ngữ chuyên ngành cần lưu ý:
- Specifications (Thông số kỹ thuật): Mô tả chi tiết sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Governing Law (Luật áp dụng): Luật điều chỉnh hợp đồng.
- Inventory Management (Quản lý hàng tồn kho): Quá trình theo dõi và kiểm soát hàng hóa.
- Order (Đơn đặt hàng): Yêu cầu mua hàng từ phía người mua.
II. Ngữ Pháp Thường Dùng trong Hợp Đồng Cung Ứng
1. Cấu trúc câu phổ biến:
- Câu diễn đạt nghĩa vụ:
- “The Supplier shall deliver the goods as specified in this agreement.”
- “The Purchaser agrees to pay the total amount within 30 days of receipt.”
- Câu chỉ điều kiện:
- “If the Supplier fails to deliver on time, the Purchaser may terminate the agreement.”
- “In the event of a Force Majeure, both parties are excused from liabilities.”
2. Sử dụng động từ khiếm khuyết:
- Shall: Diễn đạt nghĩa vụ pháp lý.
- “The Supplier shall comply with all applicable laws.”
- May: Biểu thị quyền tùy chọn.
- “The Purchaser may request a refund for defective goods.”
- Must: Nhấn mạnh sự bắt buộc.
- “All deliveries must be made by the agreed deadline.”
- Will: Dùng để chỉ cam kết.
- “The Supplier will provide a warranty for a period of 12 months.”
3. Thể bị động (Passive Voice):
- “The goods shall be delivered to the address specified in the Purchase Order.”
- “Payment terms must be agreed upon by both parties.”
4. Câu điều kiện (Conditional Sentences):
- “If either party breaches the agreement, the other party may seek damages.”
- “Unless otherwise agreed, the contract shall terminate upon completion of delivery.”
5. Các định nghĩa cụ thể:
- Việc sử dụng thuật ngữ được định nghĩa giúp hợp đồng rõ ràng và minh bạch:
- “‘Goods’ means the products listed in Appendix A.”
- “‘Effective Date’ refers to the date when this agreement is signed by both parties.”
III. Ví Dụ Cụ Thể về Hợp Đồng Cung Ứng
1. Câu mẫu về điều khoản giao hàng:
- “The Supplier agrees to deliver the goods within seven (7) business days of receiving the Purchase Order.”
- “Delivery shall be made to the Purchaser’s warehouse at [address].”
2. Câu mẫu về điều khoản thanh toán:
- “The Purchaser shall pay 50% of the total price upon signing the agreement and the remaining 50% within 30 days of delivery.”
- “All payments must be made in USD via bank transfer.”
3. Câu mẫu về bảo mật:
- “Both parties agree to keep confidential all terms of this agreement and any related business information.”
4. Câu mẫu về bất khả kháng:
- “Neither party shall be held liable for delays caused by events beyond their control, including but not limited to natural disasters or government actions.”
5. Mẫu câu điều kiện chấm dứt hợp đồng:
- “This agreement may be terminated by either party upon 30 days written notice.”
IV. Lưu Ý Khi Soạn Thảo Hợp Đồng Cung Ứng
- Xác định rõ quyền và nghĩa vụ của các bên:
- Mỗi bên cần hiểu rõ trách nhiệm và quyền lợi của mình để tránh tranh chấp.
- Ví dụ: Điều khoản thanh toán nên quy định cụ thể ngày đáo hạn và các hình thức thanh toán.
- Đảm bảo ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng:
- Ngôn ngữ trong hợp đồng cần tránh phức tạp để dễ hiểu và giảm rủi ro hiểu lầm.
- Đưa ra các quy định về vi phạm hợp đồng:
- Hợp đồng cần bao gồm các biện pháp chế tài nếu một trong hai bên không thực hiện nghĩa vụ.
- Bảo vệ thông tin bí mật:
- Điều khoản bảo mật là cần thiết để đảm bảo các thông tin nhạy cảm không bị tiết lộ.
- Tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý:
- Một luật sư có kinh nghiệm có thể giúp soạn thảo hợp đồng chính xác và bảo vệ quyền lợi của các bên.
Việc nắm vững từ vựng và ngữ pháp trong hợp đồng cung ứng không chỉ giúp các bên tham gia giao dịch hiểu rõ trách nhiệm và quyền lợi của mình mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý. Một hợp đồng cung ứng tốt cần được soạn thảo cẩn thận, đảm bảo tính minh bạch và công bằng cho cả hai bên. Hãy luôn tham khảo ý kiến chuyên gia khi cần thiết để đạt hiệu quả tối ưu trong các giao dịch thương mại.