Quản lý thời gian là một kỹ năng quan trọng trong công việc văn phòng. Quản lý thời gian tốt sẽ đem lại nhiều lợi ích cho bản thân nhân viên công ty cũng như đem lại hiệu quả làm việc góp phần phát triển công ty. Có nhiều cách hiệu quả để có thể quản lý thời gian. Nhưng bài viết này tổng hợp lại 10 cách hiệu quả để quản lý thời gian trong công việc văn phòng.
Quản lý thời gian cần đặt mục tiêu rõ ràng
Xác định những mục tiêu quan trọng nhất trong công việc đó chính là thể hiện sự thấu đáo, hiểu biết và nhận dạng bản chất công việc trong các việc văn phòng. Khi được giao cho nhiệm vụ viết bài cho một dự án, thì nhất định phải xong nhiệm vụ viết bài xong sau đó thì mới có thể làm nhiệm vụ khác như hỗ trợ đồng nghiệp.
Việc rõ ràng thấu đáo công việc sẽ giúp bạn triển khai công việc nhanh hơn và chính xác hơn. Và giúp chúng ta ưu tiên việc đó cao nhất trong tất cả mọi việc (trừ nhiệm vụ gấp do cấp trên giao).
Chính việc đặt mục tiêu rõ ràng thấu đáo công việc khiến cho năng suất lao động của bạn trở nên hiệu quả hơn. Điều này góp phần vào việc quản lý thời gian tối ưu, giúp bạn phát triển sự nghiệp.
Nhưng để đặt mục tiêu rõ ràng thì bạn cần phải lập kế hoạch hàng ngày ở mục tiếp theo.
Lập kế hoạch hàng ngày
Trước khi bắt đầu một ngày làm việc, nếu bạn nên tạo ra một “to do list” các công việc cụ thể. Những việc quan trọng nhất sẽ để lên đầu tiên, những việc kém quan trọng hơn thì để xuống các dòng sau. Chuyện này rất đơn giản, nhưng không phải ai cũng làm được.
Nhìn vào danh sách những việc phải làm, bạn sẽ có một cái nhìn tổng thể những công việc trong ngày. Từ đó sẽ căn được khoảng thời gian làm mỗi công việc. Như vậy bạn sẽ ước lượng được tiến độ công việc và có thể báo cáo deadline cho cấp trên để thực hiện được đúng thời hạn làm việc.
Tuy nhiên, để làm được như vậy liên tục trong nhiều ngày liên tiếp thì bạn sẽ rơi vào tình trạng thiếu tập trung do căng thẳng. Chính vì vậy bạn nên tham khảo thêm cách sử dụng kỹ thuật Pomodoro, sẽ được trình bày ở mục tiếp theo.
Sử dụng kỹ thuật Pomodoro trong việc quản lý thời gian
Kỹ thuật Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả được phát triển bởi Francesco Cirillo vào những năm 1980. Phương pháp này tập trung vào việc làm việc hiệu quả trong khoảng thời gian ngắn và định kỳ, thường là 25 phút, với mục tiêu tối ưu hóa sự tập trung và hiệu suất. Dưới đây là cách sử dụng kỹ thuật Pomodoro:
- Chuẩn bị:
- Chọn một nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành.
- Chuẩn bị môi trường làm việc thoải mái và không bị xao lạc.
- Đặt một bộ hẹn giờ hoặc sử dụng các ứng dụng Pomodoro để đếm thời gian.
- Thực hiện:
- Bắt đầu hẹn giờ và làm việc mà không gián đoạn cho đến khi hẹn giờ kết thúc (thường là 25 phút).
- Tập trung toàn bộ vào công việc trong thời gian này, tránh xao lạc bằng cách tắt thông báo và cách xa các yếu tố gây mất tập trung.
- Nghỉ ngơi:
- Khi thời gian Pomodoro kết thúc, làm một cuộc nghỉ ngơi ngắn, thường là 5 phút.
- Sử dụng thời gian nghỉ ngơi để thư giãn, vận động hoặc làm bất cứ điều gì giúp bạn làm mới tinh thần.
- Lập lại:
- Sau khi nghỉ ngơi, bắt đầu một Pomodoro mới bằng cách quay lại bước 2.
- Sau mỗi 4 Pomodoro, thực hiện một cuộc nghỉ dài hơn, thường là 15-30 phút.
- Đánh giá:
- Đánh giá tiến triển của bạn sau mỗi kỳ Pomodoro.
- Điều chỉnh kế hoạch làm việc của bạn nếu cần thiết dựa trên kết quả và trải nghiệm của bạn.
Đây là một quy trình đòi hỏi kiểm soát chặt chẽ, gắt gao. Cần có một sự giám sát đến từng phút. Tuy nhiên đối với những công ty không quá lớn thì chỉ cần thực hiện loại bỏ những thứ dễ sao nhãng như điều tiếp theo.
Loại bỏ sự phân tâm
Quản lý thời gian trong công việc đơn giản là là loại bỏ sự phân tâm. Loại bỏ sự phân tâm bằng cách nào?
Tắt thông báo email: với Email cá nhân không liên quan đến công việc thì nên tắt thông báo email sẽ không bị phân tâm và mất tập trung vào công việc.
Tắt tất cả thông báo điện thoại không liên quan đến công việc cũng sẽ làm cho bạn tập trung vào công việc và bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Tuy nhiên, trong công ty thì không phải bộ phận nào cũng liên quan tới công việc của bạn nó lại liên quan tới việc Lập kế hoạch hàng ngày và đặt rõ ràng mục tiêu, nên chắc chắn rằng bạn phải học cách nói “không”
Học cách nói “không”
Giới hạn khả năng của bạn không phải là năng lực của bạn không làm gì được việc gì khác ngoài chuyên môn, nhưng đặc tính chuyên môn trong công việc chỉ cần học và làm là có thể giỏi. Giới hạn khả năng của bạn chính là bạn chỉ có 24h mỗi ngày. Bạn không thể ôm hết tất cả mọi việc, mọi sự nhờ vả bạn phải cân nhắc và sắp xếp có nên nhận hay không. Và khi biết là không thể nhận thì hãy nói:”KHÔNG”.
Bạn có thể lấy lý do:”Kế hoạch của tôi đã có trong ngày hôm nay và tôi không thế quản lý thời gian của mình để có thể giúp bạn”.
Sử dụng công nghệ để quản lý thời gian
Đôi khi sự nhàm chán từ những bản kế hoạch đến từ những thứ đen của màu mực và trắng của tờ giấy. Bạn đã chán khi chỉ nhìn thấy đen và trắng. Đôi khi bạn cũng cần một thứ tự động ví dụ như là tự động báo giờ đã hết giờ làm việc số 1, phải chuyển sang việc số 2.
Hãy sử dụng những công cụ như Trello, hoặc Google Canlendar. Đây là những công cụ quản lý thời gian, quản lý công việc rất hữu ích cho dân văn phòng. Những công cụ này còn giúp cho bạn tối ưu hóa thời gian rảnh rỗi.
Tối ưu hóa thời gian rảnh rỗi
Thời gian rảnh rỗi giữa các cuộc họp hoặc nghỉ trưa để hoàn thành những công việc nhỏ hoặc thực hiện các việc cá nhân để không bị ảnh hưởng tới những công việc chính trong thời gian làm việc.
Mặc dù cách này nếu sử dụng vào công việc trong thời gian rảnh dành cho cá nhân thì sẽ hơi overtime nếu bạn không biết cân bằng cuộc sống. Vậy nên các bạn có thể tham khảo cách chia nhỏ các công việc lớn thành từng giai đoạn, sẽ tối ưu được công việc quan trọng.
Quản lý thời gian bằng cách chia giai đoạn một công việc lớn
Phân chia các dự án lớn thành các bước nhỏ và xác định mục tiêu ngắn hạn để dễ dàng theo dõi và đạt được. Đây là một khái niệm quản lý thời gian cơ bản, khi phân chia công việc thành nhiều giai đoạn. Các dự án lớn thậm chí còn phải chia việc cho nhiều người để nhiều người đó chia thời gian ra làm việc.
Để phân tích cách quản lý thời gian này thậm chí người ta viết ra cả thành một quyển sách nhưng vẫn chưa tổng quát được hết tất cả vấn đề, vì mỗi dự án lại có một đặc tính quản lý thời gian khác nhau.
Tuy vậy, để công việc thực sự hiệu quả bạn vẫn phải có sự kiểm nghiệm kết quả. Và phải có sự tưởng thưởng cho bản thân.
Phải tưởng thưởng cho bản thân vì quản lý thời gian tốt
Thiết lập các mục tiêu ngắn hạn và sau khi hoàn thành, hãy thưởng cho bản thân một cách thích hợp để tạo động lực. Bởi vì làm bất kỳ công việc gì cũng phải có động lực, và động lực phải được duy trì và đủ mạnh mẽ mới có thể thực hiện được bất cứ công việc gì.
Nếu bạn nghĩ đi làm chỉ đề nhận lương. Ok! Nhưng sau khi đi làm chỉ một thời gian thôi, bạn thấy nhận lương không còn là động lực của bạn nữa rồi. Bạn muốn có thu nhập ngoài, hoặc thu nhập hoa hồng ngoài lương. Động lực của bạn sẽ mạnh mẽ hơn nữa. Đây chính là việc bạn phải quản lý thời gian để vừa xong việc lương cứng, nhưng phải có doanh số để có hoa hồng và thu nhập sẽ cao hơn.
Tự đánh giá và điều chỉnh
Nếu bạn đã làm tất cả các cách trên mà công việc vẫn không ổn? Vậy thì bạn phải tự đánh giá lại tiến trình và cách thực hiện công việc của mình, nếu không ổn ở đâu thì phải điều chỉnh ở đó. Chỉ có bạn thực hiện chưa tốt, chứ còn giải pháp thì bao giờ cũng sẽ đúng trong mọi hoàn cảnh quản lý thời gian.
Bài viết này được biên soạn lúc đầu các bạn nghĩ rằng LingoSpeak là trang học tiếng Anh giao tiếp sao lại có bài viết văn phòng? Thật ra, LingoSpeak muốn các bạn quản lý thời gian thật tốt để có các bạn có thể có cơ hội học tiếng Anh để cho bản thân ngày một giỏi hơn. Chúc các bạn thành công.
