Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm rất cần thiết cho dân văn phòng. Kỹ năng giao tiếp bằng tiếng Việt đã khó mà nếu bạn làm ở các công ty đa quốc gia thì kỹ năng giao tiếp bằng tiếng Anh còn khó khăn hơn rất nhiều. Tuy nhiên bài viết này nói về skill là chủ yếu, chứ không nói về chuyên môn tiếng Anh giao tiếp.

Lắng nghe hiểu biết

Khả năng lắng nghe đôi khi là khả năng phải học cả đời mới có thể lắng nghe được người khác, nhưng nếu đã có khả năng lắng nghe được thì bạn là một người giỏi giao tiếp vô cùng tuyệt vời.

Muốn lắng nghe thật chân thành thì phải tập trung (focus) vào người mà chúng ta đang nói chuyện cùng. Phải thật sự tập trung chú ý vào họ.

Nếu chưa hiểu hết ý của người mà bạn đang giao tiếp thì sao? Rất đơn giản, hãy đặt câu hỏi để bạn có thể hiểu rõ hơn người đối diện, đảm bảo hiểu đúng ý họ đang nói trước khi bạn có thể sắp xếp được câu trả lời chính xác nhất cho họ.

Giao tiếp rõ ràng và tự tin

Ngôn ngữ khi giao tiếp nếu như không mạch lạc thì rất dễ gây ra mơ hồ cho người nói chuyện với bạn. Điều này dẫn đến bạn và người nói chuyện với bạn sẽ bị mơ hồ, và không thể hiểu nhau một cách chính xác nhất có thể.

Nếu bạn trình ý kiến hoặc ý tưởng của mình, hãy làm cho bản thân bạn phải nghe rõ ràng trước đã. Khi trình bày phải thật tự tin, nói to, rõ ràng, mạch lạc. Có như vậy thì việc giao tiếp văn phòng nói riêng của bạn sẽ rất được đón nhận.

Giao tiếp phi ngôn ngữ

Giao tiếp phi ngôn ngữ hay còn gọi là giao tiếp ngôn ngữ cơ thể, cử chỉ và biểu hiện cảm xúc qua, ánh mắt, cơ mặt. Từ những biểu hiện và cử chỉ đó người đứng đối diện với bạn đôi khi không cần phải thông qua lời nói cũng sẽ hiểu được phần nào ý của bạn.

Việc thể hiện tốt được biểu hiện tâm lý của bản thân và giao tiếp ngôn ngữ cơ thể không chỉ khiến cho bạn được đánh giá là một người có EQ cao, mà còn là một người cúng có khả năng IQ về ngôn ngữ khá tốt.

Kỹ năng viết

Trong môi trường văn phòng, việc giao tiếp bằng văn bản như email, report, các bản trình bày thì chắc chắn là phải sử dụng. Nếu bạn viết quá khó hiểu sẽ dẫn đến mâu thuẫn của các member trong team. Nếu như cứ nghĩ rằng mình viết hay rồi thì bạn vẫn nên luyện tập.

Các kế hoạch đề xuất của team nếu do bạn sử kỹ dụng kỹ năng viết kém thì sự nghiệp của bạn cũng rất dễ Fail. Đừng để nước đến chân rồi mới nhảy, bạn vẫn có thể cải thiện kỹ năng viết của mình ngay từ bây giờ, chưa bao giờ muộn cả.

Đọc thêm: Project Manager: 100 cụm từ vựng tiếng Anh lĩnh vực Quản lý dự án.

Kỹ năng xử lý xung đột

Chắc chắn trong quá trình làm việc sẽ dẫn đến xung đột. Trong các loại xung đột sẽ có loại dễ giải quyết và không dễ dàng giải quyết. Nhưng bạn chỉ cần biết cách giải quyết xung đột bằng sự tông trọng và tinh thần xây dựng thì đây chính là một kỹ năng giao tiếp giỏi. Để đạt được điều này bạn phải hiểu nhiều về tâm lý, ứng biến trong nhiều tình huống khác nhau.

Trên cơ sở lắng nghe, cố gắng hiểu quan điểm cá nhân của cả hai bên. Sau đó dựa trên nhu cầu lợi ích của cả hai tự động điều hòa và tìm kiếm giải pháp. Điều này sau khi giải quyết được thì sẽ xử lý được xung đột.

Kỹ năng làm việc nhóm

Làm việc nhóm là một kỹ năng rất nhiều năm người Việt Nam bị các nhà quản trị phương tây lên bài phê bình. Bản thân những người đi nước ngoài hoặc làm việc trong môi trường nước ngoài cũng công nhận điều đó. Nhưng theo thời gian, với sự tiếp thu có kế thừa lại những tinh hoa trên tinh thần làm việc nhóm và vì lợi ích nhóm, kỹ năng làm việc nhóm của người Việt Nam đã được cải thiện dần dần.

Kỹ năng làm việc nhóm được tóm lại đó chính là biết cách hợp tác, chia sẻ ý tưởng và làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu. Tất cả phải hy sinh một chút về mục tiêu cá nhân để đạt được mục tiêu nhóm, nếu mục tiêu nhóm đạt được thì mục tiêu cá nhân cũng gần như đạt được. Đó chính là ý nghĩa của làm việc nhóm.

Kiểm soát cảm xúc

Tất cả các kỹ năng trên sẽ vô ích nếu bạn không có kỹ năng này. Kiểm soát tốt cảm xúc của bản thân sẽ khiến cho bạn bình tĩnh để sử dụng các kỹ năng khác. Nếu bạn là một người nóng tính bạn không thể giải quyết xung đột. Nếu bạn là một người hơi mềm yếu thì bạn cũng không thể làm việc nhóm vì không bảo vệ được quan điểm của bản thân.

Để thực hiện được kỹ năng kiểm soát cảm xúc bạn cần tìm các chuyên gia tâm lý. Khi làm chủ được kỹ năng quản trị cảm xúc. Bạn sẽ thực sự làm chủ được nhiều vấn đề trong cuộc sống ngoài cuộc sống văn phòng.

Những kỹ năng trên không chỉ giúp bạn trở thành một người giao tiếp hiệu quả trong môi trường văn phòng mà còn giúp bạn phát triển sự nghiệp và xây dựng mối quan hệ làm việc tích cực.

Đọc thêm: 8 cách hiệu quả để quản lý thời gian trong công việc văn phòng.